権限の工夫で全大学共通講座を展開、対面講座等のフォローをオンラインで
公開日:
人材教育- 学校教育
公開日:
松田 高広 様
- 対面およびオンライン講座をより円滑に進めるため、補完的な役割を担うeラーニングシステムを導入したいと考えていた
- 管理者側の作業の手間があまりかからないようにしたかった
- 全大学共通と各大学で別々の運用ができるシステムを探していた
- コロナ禍の影響もあり、オンライン講座も含めた、各講座に参加できなかった人のフォローアップや、復習にも活用できるように教材の提供、情報共有を行っている
- 権限の工夫により、全大学共通と各大学での講座開講が可能となった。各大学で運用してもらうことにより、管理者の作業負担が軽減され、業務が効率化した
北海道から九州・沖縄までの約190の大学生協・インターカレッジコープが会員として加入している生活協同組合である「大学生協事業連合」。大学ならびに、大学生に対してさまざまな支援事業を展開しています。対面およびオンライン講座の補完的な役割として、全国の大学共通での講座開講かつ各大学での講座開講が可能なシステムを探し、2021年にlearningBOXを導入しました。今回は、導入の決め手から実際の活用方法、使用感、今後の展望などについて伺いました。
知ったのは展示会で、対面およびオンライン講座の補完的な役割として使用中
まずは、御社の事業内容とご担当者さまの業務内容をお伺いできますでしょうか？
事業内容としましては「大学生協」として、大学や大学生に対する福利厚生事業を展開しています。分かりやすい部分では、学生食堂や学内書店などの運営を行っています。
私が所属しているのは「事業連合」です。大学生協は各大学ごとにありますが、生協として共通する事業を一括して行っている組織です。「学び支援事業部」では、高校生から大学生になって就職するまでの間の、キャリア形成支援やスキルアップを中心としたさまざまな支援業務を担っています。私は商品の企画などを担当しています。
learningBOXを知ったきっかけ、導入の決め手について教えてください。
知ったきっかけは展示会でした。2018年か2019年のことだったかと思います。展示会でお話を聞いてから、いろいろと比較検討していました。正式導入したのが2021年です。
決め手はいくつかありましたが、一番は管理者側の作業があまり手間をかけずにできそうということです。また、私どもの独自の利用方法だと思いますが、事業連合として全大学向けに開講する講座と、各大学で個別で開講する講座の両方で使えるようなシステムを探していました。
権限付与により、大学側でもカリキュラム設定やユーザー管理ができるという点がぴったりでした。LMSとして自由度が高いので、運用方法を考えながら使っていけるというところもニーズに合致していました。
あとは、時期によりユーザー数が2桁～4,000名ほどと変動が激しいので、その数に応じたコスト設計ができると良いなということも考えていました。
現在learningBOXをどのようにご活用いただいていますか？
私どもは対面講座や、Web会議サービスを使った講座の補完的な役割として使用しています。講座に参加できなかった人のフォローアップや、復習にも活用できるように教材の提供、情報共有を行っています。
もともと対面講座をより円滑に進めるために、フォローアップを行えるシステムを導入しようと考えていたのですが、コロナ禍の影響で各大学で集合研修ができなくなったこともあり、その対応も含めて新たな運用をスタートしたという側面もあります。
2021年から全大学共通の講座を作って展開し始めました。例えば、入学シーズンに必要になるパソコンの操作方法について、動画を何十本か作ってlearningBOXにアップしています。その中から各大学の要望に応じて、教材を割り当てて使用できるようにしています。運用自体も各大学の管理者に担っていただいており、私どもとしてはとても助かっています。
1つの講座の中で、各大学ごとにクラスを分けて対応しており、新年度のPC活用講座の場合ですと、1つの講座の中で30クラスほどが動いていることになります。
現時点ではテスト等の活用はなく、基本的に動画のアップがメインですが、アンケート機能はよく使っています。
全体的な工数の削減にもつながり、業務の効率化に成功
learningBOXを使用してみて、何か改善してほしいと感じた点などはありますでしょうか？
学生さんとのコミュニケーションをとるために別のツールを使用しているため、その部分を強化していただきたいですね。SNSのような機能があると助かります。
あとは、ユーザー登録作業に苦労することが多いです。学生さん自身に登録してもらうのではなく、パソコン購入と同時に講座にも申し込んでいただき、管理者側で登録するようにしています。
最近の学生さんはメール自体を使わないという方も多く、迷惑メールに入っていたり、不着だったりとさまざまな不具合が起こるケースがあり、対応に時間がかかる場合もあります。
メールアドレスを必須項目から外してしまうと、連絡の手段が難しいですし、予めID、パスワードを設定しておいて初回ログイン時に学生さんに変更していただくという方法も、各大学での対応が難しいため、現状手動で登録を続けています。ユーザー登録に関しては各大学からの問い合わせがあることもあり、何か良い改善策があればと思います。
また、各大学に権限を切り分けて運営しているため、御社ホームページで提供されている一般的な使い方ページには該当しない部分もあり、より詳しいマニュアルのようなものがあると助かるなと感じています。
ありがとうございます。社内で検討させていただきますね。事業連合様で年に1~2回開催させていただいているlearningBOXの勉強会を、また各大学の御担当者様も含めて開催させていただければと思います。では次に、learningBOXを導入してみて「ここが良い」という点はありますでしょうか？
LMSは基本的にそうだと思いますが、誰がどの教材を見ているのかが管理者側で把握できるので便利です。教材がきちんと活用されていることが分かるので、担当者のモチベーションアップにもつながっています。
動画もアップしやすいですし、またアンケート機能も使いやすくて良いですね。各個人の講座の進捗とアンケート内容から、今後の教材作成にも活用できそうです。ただ、作成画面でのドラッグ＆ドロップがスムーズにいかないこともありますが、おおむね満足しています。
learningBOX導入から約2年が経ちますが、実感されている効果はありますでしょうか？
新たに導入したシステムですので、以前と比べてという部分では、はっきりとしたことが申し上げられないのですが、動画を動画投稿サイトにアップすることは規約関係の問題もありました。learningBOXだとその懸念もない上に全体での工数も削減できたと思います。
全大学共通の講座を開始するまでは、各大学で教材を作成する手間もかかっていたため、それらの手間・時間を省くことができ、より効率的に業務が進められるようになったと感じています。各大学からも非常にありがたいという声が届いています。
今後は学生のキャリア支援など、もっと幅広く活用していきたい
今後の業務改善予定や、展望などについてお聞かせいただけますでしょうか。
学び支援事業部では、大学入学時から卒業時までさまざまなシーンでのサービスを提供しています。資格取得や留学、就職支援などそれぞれの段階でlearningBOXを活用していきたいなと考えています。特に、4年間を通じて卒業まで提供しているキャリア支援の講座には積極的に使っていきたいです。
また講座を申し込むたびにアカウントを発行するのではく、1人の学生さんが4年間を通じて複数のサービスを申し込めるよう、一度登録するとずっと同じアカウントで使えるようにできたらと思っています。これは費用との兼ね合いというところになってきますが…。
今後も活用方法が変化していくと思いますが、御社のサポート担当の方にはいつも親身に相談に乗っていただき、アイデアやアドバイスをいただいているのでとても心強いです。
最後に、これからlearningBOXの導入を検討される方にアドバイスをお願いします。
私どもと同じような使い方をされるケースはあまりなさそうですが、資料や教材をアップして、情報共有のプラットフォームとしても使用できますので、活用の幅は広いのではないでしょうか。自由度が高いので、ニーズに応じて柔軟に対応できると思います。
また従量課金制で、料金体系も分かりやすいです。LMS導入というと、どうしても初期投資がネックになってきますが、learningBOXはクラウド型のサービスですぐに使い始めることができます。予算規模がそこまで大きくない組織にとっても、導入のハードルが低いという点も魅力かなと思います。私どもは必要な機能だけを使っていますが、それでも元が取れていると感じています。
インタビューにお応えいただき、
ありがとうございました！
