日本語で迅速に対応、海外拠点でも使いやすい｜業務効率化と保護者の利便性向上を実現

幼稚部から大学受験生まで、幅広い年代の生徒が約280名在籍

まずは、御校の事業内容について教えてください。

本校では、大きく分けて「学習塾 Hinoki」と「ひのき補習校」の2つの事業を展開しています。まず「学習塾 Hinoki」は、帰国生入試での中学校・高校・大学受験を見据えた受験指導を行う塾です。志望校合格を目標に、学力を段階的に積み上げていく指導を行っています。

一方の「ひのき補習校」は、海外に在留する日本人の子どもを対象に、日本の教科書に準拠した学習を行う補習校です。日本の学年進度に沿って授業を進めていきます。

「帰国枠の受験対策」と「教科書準拠の補習」を同時に行っている教室は、北米だけでなく世界的に見ても珍しい存在だと自負しています。現在は、幼稚部から大学受験生まで、幅広い年代の生徒が約280名在籍しています。職員・講師は11名おり、全員が日本人です。

御校の指導の中で、特に大切にされているポイントを教えてください。

日本国内で受験するためには、学力的には国内と同じレベルを目指す必要があるため、本校では、日本の受験対策としての授業を一から丁寧に行っています。

特に、英語指導においては大きな違いがあり、現地の生活英語だけでは日本の試験問題に対応することは難しく、受験対策としての授業が必要不可欠です。 実際に、英検（実用英語技能検定）1級を持つ帰国生でも、入学試験で6割程度しか得点できなかったケースがあります。本校では、このような得点力のギャップを埋め、しっかりと点数を取れる力を身に付けるための指導を大切にしています。

先生のご経歴やご専門について教えてください。

大学時代に、アルバイトとして個別指導塾で塾講師を始めたのが最初です。3年間ほど指導を経験し、大学4年生のときは一度現場を離れましたが、卒業後は埼玉県の集団指導塾に就職しました。

その後、1996年にアメリカへ渡り、ニュージャージー州で海外に在留する日本人の子ども向けの学習塾の面接を受け、同年10月にビザを取得して渡米しました。

2002年にはカリフォルニア州アーバインへ転居し、現在に至ります。海外での生活は約29年になります。塾講師としては、約38年間、主に数学・理科の指導に携わってきました。

御校があるカリフォルニア州アーバインという地域の特徴について教えてください。

アーバインは近年、日本人の居住者が増えている印象があります。以前はこの地域にも複数の学習塾がありましたが、経営上の理由や生徒数の減少などから、次第に撤退していきました。その結果、現在は海外に在留する日本人の子ども向けの学習塾として、当校が残っています。

「このままでは回らない」 eラーニング導入を考えたきっかけ

eラーニング導入の背景について教えてください。

生徒数の増加に伴い、従来の運営方法では限界を感じるようになったことが、導入のきっかけです。

2020年のコロナ禍をきっかけにリモート授業へ切り替え、さらに他校の生徒を一時的に受け入れたため、生徒数が一時的に増加しました。その後、対面授業を再開すると、さらに多くの生徒が集まり、200名を超える規模となりました。

メールでの配布物や連絡業務の負担が急増し、効率的な運営が難しくなっていきました。

運営面では具体的にどのような課題がありましたか？

当時は、資料やお知らせをすべて個別メールで送っており、学年やクラスごとに内容が異なるため、修正や再送のたびに大きな手間がかかっていました。

フルタイムの職員は私と妻の2人だけで、事務作業の多くを自分たちで対応していました。メール対応だけで1日2時間〜3時間かかることも珍しくありませんでした。

かなりの業務量だったのですね。そうした状況を受けて、eラーニングの導入を検討されたのでしょうか。

アメリカの現地校が、配布物をWeb上で一元管理しているのを見て「これはいいな」と感じました。当校もホームページに会員専用ページを設けてみたのですが、なんと公開から2週間でハッキングされてしまい、サイトが使えなくなってしまいました。

この経験を通じて、学習管理にはセキュリティがしっかり確保された専用のシステムが必要だと実感し、eラーニングシステムの導入を決めました。

使いやすさとサポートの安心感が、導入を後押しした

learningBOXを最初に知ったきっかけと、興味を持ったポイントを教えてください。

ホームページ制作をお願いしていた会社の社長から、「求めている機能が備わっていそうなシステムがある」とlearningBOXを紹介してもらったのがきっかけです。

まずは、トライアル（フリープラン）で講師を生徒に見立てて実際に使ってみました。グループを作って受講者を割り当てたり、受講コースを変更した際の登録の変更作業をしたりといった操作が非常にスムーズで（コンテンツ管理）、「これは使いやすいな」と感じました。

「閲覧権限」を個別に設定できるので、欠席者だけに資料を表示するといった運用ができる点も、生徒や保護者にとって分かりやすいと思いました。

海外のサービスもある中で、learningBOXを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

日本語で対応していただけるところは何よりも安心感がありました。導入初期は直感的に使用できるとはいえ、操作方法で迷うこともやはりありましたが、その際に丁寧に説明してくださったことが印象的でした。

単なるサポート対応ではなく、こちらの状況をきちんと理解した上で「どうすれば解決できるか」を一緒に考えてくださった点も大きかったですね。担当の方が最後まで責任を持って対応してくださる姿勢は、日本企業ならではのきめ細やかさだと感じましたし、導入を決める大きな要因となりました。

現場の動きから始まった、learningBOXのスムーズな導入

learningBOX導入から運用開始まではスムーズに進みましたでしょうか？

はい、想像していたよりもスムーズでした。パートタイム講師は40代〜50代の女性が中心ですが、皆それほど抵抗感なく使い始めてくれました。週2回の勤務でも、2週間ほどで問題なく操作できるようになっていたと思います。全体的に直感的で、分かりやすい仕組みだと感じましたね。

導入時に工夫されたことがあれば教えてください。

偶然ではありましたが、パートタイム講師の中にシステムに強い方がいて、その方が中心となって動いてくれました。私は授業と運営を並行しており、導入にリソースを割けない状況でしたが、その講師が主体的に操作を覚え、他の講師にも共有してくれたんです。

そのおかげで、私が説明しなくても、現場に自然と定着し、スムーズに運用を始めることができました。

learningBOX導入後の具体的な活用方法について教えてください。

主に、資料配布と授業動画の閲覧に使っています。メールマガジンの配信や、イベント申し込みの受け付けなども実施しています。

配布しているプリントは、Wordで作成した「漢字テスト」や「算数・数学の月例テスト対策問題」「英単語テスト」などをPDFにしたものです。月例テストは提携塾からPDFで届くので、それをlearningBOXにアップロードして、生徒には自宅で受験してもらうようにしています。

便利な機能を活用して、作業効率が大幅に向上

ーlearningBOXを使ってみて、使いやすい点や便利だと感じた点を教えてください。

特に便利だと感じているのは、同じコンテンツを複製して、別のグループに割り当てられる点です（コースの編集メニュー）。 また、コンテンツの差し替えがスムーズに行えるため、短時間で修正作業を終えられる点がとても助かっています。

最近では「アンケート」機能を、イベント申し込みに活用しています。これまでは、PDFを配布して各家庭で印刷・記入・提出してもらう形でしたが、今はlearningBOX上で回答してもらえるようになりました。保護者の方の手間も減りましたし、私どもも管理が非常に楽になりましたね。

アンケートは、「お知らせ」を活用して告知していますが、本文内にリンクを設置しておくと、そこからすぐにアンケート画面へアクセスできて便利です。

以前は紙による運用が主流だったため、申し込み記録が散らばってしまい、集計などの管理も複雑でした。しかし現在は、回答を一覧で確認できるうえ、CSV形式で出力できるので、作業効率が大幅に向上しています（成績採点・分析）。

learningBOXの営業・サポート体制についてはいかがでしょうか？

導入前から導入後まで、何かあればいつも丁寧に対応していただいているので、非常に満足しています。

A4用紙・5,000枚の箱を、毎月3箱を使っていたのがほぼゼロに

learningBOX導入で、どのような効果が得られていますか？

一番大きな変化は、各生徒、保護者への個別対応がほぼ不要になったことです。learningBOX上で必要な資料を生徒や保護者が各自でダウンロードできるようにしたため、欠席者へのメールでの個別連絡や資料送付を行う必要がなくなりました。

先述のように、イベントの申し込みもこれまでは紙で行っていましたが、現在は「公開期間」を設定してWeb上で受付しています。締切後は自動的に申し込みができなくなるため、期限を過ぎた後の申し込みに対し、個別にお断りする手間もなくなりました。

紙の使用量も大幅に削減できています。資料やお知らせをlearningBOXに掲載するようにした結果、現在では紙の使用はほとんどなくなりました。以前は毎月、A4用紙・5,000枚入りの箱を3箱使っていました。

運営面では、具体的にどのような変化がありましたか？

フルタイム職員・講師は、週あたり約5時間の業務時間を削減できました。そのため、空いた時間を授業準備や教材研究に充てられるようになっています。また、パートタイム講師にも大きな変化が見られました。

以前は、勤務日以外にも保護者から連絡が入ることがありました。しかし、learningBOX上で情報共有が完結するようになったことで、勤務時間外の対応は基本的に発生しなくなりました。

それ以外に、learningBOX導入によるポジティブな変化はありますか？

「お知らせ」を活用するようになってから、保護者の方の反応がとても早くなりました。通知が来ると、すぐにリンク先にアクセスして対応いただけるので、イベントの申し込みをうっかり忘れてしまう、といったことがほとんど起こらなくなりました。

また、講師側も時間に余裕のあるときに資料を準備し、「公開期間」を設定して配信できるため、作業時間の自由度が大きく向上しました。このような会員向けのサイトが充実している海外の教室はあまりないと思いますので、保護者の方から便利だと感じていただけるようです。

活用方法を試行錯誤し、効果的な学習環境をつくっていきたい

今後の展望についてお聞かせください。

現時点では、learningBOXの活用は資料配布や連絡業務が中心ですが、基盤はある程度整ってきたと感じています。今後は、長期休暇などを活用しながら、もう一歩踏み込んだ使い方にも挑戦していきたいですね。

特に、国語や英語の小テストでは、learningBOXをまだ十分に活用しきれていません。まずは、担当の講師と「クイズ・テストの作成」を試しながら、どのように日々の学習に組み込めるかを整理していきたいと考えています。

インタビューにお応えいただき、ありがとうございました！