特定技能外国人材の教育・管理もlearningBOXで効率的に
公開日:
社員研修(研修管理)
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- 教材を自作でき、外国人材が自習に使える学習ツールを探していた
- マルチデバイス対応が必須だった
- IT知識がなくても使えるシステムが希望だった
- 低コストかつ使い勝手の良さがポイントだった
- 外国人材が自習に活用できる、自作のコンテンツが作成できた
- パソコンを所持していなくてもスマートフォンのみで学習できる
- IT知識がなくても使いやすく、使い方を学べる機会がある
- 設備投資不要で導入でき、成績管理での工数を大幅削減できた
外国人材教育から紹介、入社後の定着支援まで一気通貫でサービスを提供している「株式会社ONODERA USER RUN（オノデラ ユーザー ラン）」。フィリピン・ミャンマーなどアジアの4カ国で自社無償教育拠点（OURアカデミー）5校を運営するほか、就労開始後も継続して日本語学習支援や生活支援等を行っています。同社では2021年よりlearningBOXを導入し、在留資格「特定技能1号」「特定技能2号」に係る試験対策、日本語能力試験対策等の用途で活用しています。今回は、導入の背景や導入後の効果、今後の展望などについて伺いました。
低コストはもちろん、自由度の高さ、使い勝手の良さが決め手に
まずは、御社の事業内容とご担当者さまの業務内容をお伺いできますでしょうか？
内山様：私どもは、外国人材の教育事業ならびに人材紹介事業を展開しています。フィリピン・ミャンマー・インドネシア・ラオスにて無償教育拠点（OURアカデミー）を運営し、日本語と特定技能に関する基礎教育を実施しています。介護・外食業・宿泊などの分野で活躍できる外国人材を育成しています。
内定後から入社までのビザ申請手続きのサポートや、外国人材の住まいに関するサポート、仕事や日本の生活に慣れるための教育などもトータルに行っています。
私の担当業務としては、教育推進部として長く日本で働けるための学習支援を行っています。現在は「特定技能２号」に係る試験対策のためコンテンツを作成しています。
「特定技能1号」は通算5年までという在留期限がありますが、「特定技能2号」は2023年に11分野まで対象分野が拡大され、更新する限り上限なく在留できます。そのため「特定技能2号」の取得を目指すこととしています。
learningBOX導入前の課題についてお聞かせください。
内山様：learningBOX導入前は、GoogleフォームやFacebookで学習コンテンツを紹介するなどして学習の場を提供していましたが、対象者への展開や集計に時間がかかるのが課題でした。そこで低コストで、アプリ以外のWebを利用した効果的なシステムを模索していました。
浅賀様：海外での教育時には、自社で開発した教育ツールを使用していましたが、入国後に活用できる学習ツールはありませんでした。そこで新たなツールを探すことになり、検索ワードを入力して出てきたサービスを上から順番に全て精査していきました。
他社でもeラーニングの学習ツールはたくさん出回っていますが、どれも高額な印象でした。自社でサーバーなどの設備投資を行う必要もあるなど、いろいろと手探りで進めている弊社には価格が合わないと感じていました。
また無料のツールですと、ブログ形式のものが多く、セキュリティーの問題もあり、私どもの求めるツールがなかなか見つかりませんでした。
順次検討していく段階で、learningBOXに出会い、お話を聞いてみると低コストでしたので、興味を持ちました。learningBOXはクラウド型のシステムですので、設備投資も不要ですし、初期費用もかかりませんでした。私どもの求めることが叶いそうだと感じました。
learningBOX導入の一番の決め手となったのはどういう点でしょうか？
浅賀様：コストだけでなく、自分たちで好きなようにコンテンツが作成できるという点が良かったです。既成のコンテンツが入っていたり、フォーマット化されているシステムもありますが、learningBOXは自分たちの使いやすいようにカスタマイズできるのが魅力です。教育するのではなく、ユーザーが自分で学習するコンテンツをメインとしていますので、learningBOXはとても使いやすく、ユーザーのリクエストにも対応しやすいです。
PDFや動画も教材として活用できますし、資格ごとに教材を集めてフォルダに入れ、各コンテンツをまとめたコースが作成できます。また1番の問題を解かないと2番の問題に進めないなどのクリア条件を設定できるのも使い勝手が良いと思っています。
私どもは、まだまだアナログな部分も残っているため、簡単に操作ができて使いやすいという点が弊社にぴったりでした。
1日8時間もかかっていた採点業務がごく短時間に
導入から運用開始にあたって、苦労したことはありますか？
浅賀様：管理画面の操作方法をすぐに理解するのが難しいと感じました。御社が不定期で開催されている使い方のウェビナーにも何度か参加させていただきました。説明を聞いても難しいなと思うこともあったり、思い込みから操作を間違えたりすることもあったりして、パソコン操作が得意なメンバーにお願いして対応してもらっています。
やはり担当者がウェビナーのような勉強会で学ぶかどうかでも使いやすさは変わってくるのではないかと思います。
また、ユーザーがスマートフォンで学習していることもあり、私どもがパソコンで見ている画面と、 スマートフォンの画面ではコンテンツの見え方が違うという問題がありました。パソコンをメインとした使い方説明だけでは、認識の違いが生じることがあったため、今ではスマートフォンでの使い方の説明も行うようにしています。
ありがとうございます。使い方に関しましては、新たに使い方サイトの整備や、より詳細なカテゴリ別動画などを制作して公開する計画も進めておりますので、そちらもご活用いただければと思います。またお困りごとなどがあればいつでもお気軽にご連絡くださいね。
では、コンテンツについて、よく使う機能や更新頻度についてお聞かせください。
内山様：クイズの作成がメインです。PDFや動画の教材も活用しています。最近では、介護の場面で、記録を残す練習をするためにレポート課題を使い始めています。また日本語学習については暗記カードを使ってみたいとも考えています。
更新については、特に介護の分野では制度等も変わってくるので、試験対策をする上で、コンテンツの更新は必須となっています。また教育推進部が、各現場で課題を抱えるユーザーと面談をしていると、どのような知識が不足しているのかが明らかになり、それを補うためのコンテンツを追加することも多いです。learningBOXは更新作業も簡単ですし、思い立った時にすぐできるので使いやすいです。
導入後の効果はいかがでしょうか？
内山様：learningBOXを使うことで、とても効率的に作業ができていると実感しています。日本語教育を行う中で、模擬テストを実施していますが、そのフィードバックを行う際に、成績分析の集計ボードで設問ごとの正誤の状況を確認し、正答率の低かった問題をピックアップしてフィードバックすることができるので助かっています。
learningBOX導入前までは、テストを採点した後、電卓を使って自分で計算していたので、かなりの時間短縮になりました。私がベトナムで日本語教師をしていた際には、紙でテストを実施しており、採点をするのに1クラス30人分で約2時間かかっていました。さらにそこから平均点を出すのに1時間かかり、それを何クラス分も行うと1日8時間も採点業務にかかっていたという記憶があります。
learningBOXは成績の情報がCSV出力でき、必要な情報を抽出できるので非常に効率的です。例えば、介護分野では何人のユーザーが受講して、点数はどうだったか、介護分野以外のユーザーは何人受講したかというのが一目で分かります。ユーザーをグループごとに分けられるグループ登録の機能を活用して運用しています。
CSV出力では他にどのような項目を確認されていますか？
内山様：他には毎月のログイン率の確認や、前月のMAU率（1カ月あたりのアクティブユーザー数）の確認、14個ある各コースの利用率も算出しています。
特に日本語能力試験（JLPT）の対策コースでは、試験に合格したユーザーが、どの程度learningBOXの試験対策コースを使っていたかを検証したいと思っています。日本語能力試験ではN1～N5の5つのレベルがあり、N1が最も難易度が高いのですが、弊社ではN3やN4レベルのユーザーが多いです。N3やN2の試験対策コースが整ったのが半年くらい前ですので、これから検証していきたいです。
またMAU率については、learningBOX導入後3年が経過した昨年度から集計をスタートしました。2023年度の1月では40%でしたが、2024年度では入国者数が急増したことが影響しており、平均20％という状況になっています。ユーザーの利用率を高めるためにも、コンテンツを改善したいと考えています。
多言語対応で外国人材もより使いやすく、サポートの対応も迅速で丁寧
ユーザー（外国人材）の方の声はいかがでしょうか？
内山様：以前ユーザーへのインタビューを実施したのですが「オンラインで覚えられるまで何度も解けるので助かっている」という声がありました。また私どものユーザーではパソコンの所持率はわずかですので「スマートフォンで勉強できるから便利だ」という声も多く寄せられています。
機能について、もっとこうなれば使いやすいという要望はありますでしょうか？
内山様：レポート課題の入力フォーム内で、文字の太さや色のバリエーションが増えるとうれしいです。強調したい部分を目立たせるなど、フィードバックもさらにしやすくなると思います。
ありがとうございます。社内で検討させていただきます。learningBOXでは、2024年3月より追加料金なしで合計で18カ国語の多言語に対応しましたが、活用状況はいかがでしょうか？
内山様：集計などはできていないのですが、各ユーザーのページを見た際に多言語対応に設定にしているケースが散見されます。これは要望なのですが、クイズ自体の中身や解説も自動翻訳して多言語対応していただけるととても助かります。
こちらも社内で検討させていただきますね。次に、今後の業務改善予定や展望などについてお聞かせいただけますでしょうか。
浅賀様：将来的には弊社以外の方にもコンテンツを活用していただきたいと考えており、計画を進めているところです。
また間もなく、入国直前からユーザーにlearningBOXを使って学習をスタートしてもらう取り組みを開始する予定です。現地にいる段階からアカウントを作成して利用を開始してもらうことで、コンテンツ利用率の向上にもつながればと考えています。
特定技能においては、介護以外の対象分野が拡大しており、一般企業の方からのお問い合わせも増えています。今後も特に宿泊や外食業、建設などの需要は大きくなると見込まれています。今後もユーザーと受入れ施設・企業さまがWIN-WINとなるための教育体制を整備していきたいです。
最後に、これからlearningBOXの導入を検討している方にアドバイスをいただけますか？
内山様：とてもお手頃な価格でeラーニングを導入できるのと、ITに関する知識が乏しくても使いやすいです。初めてeラーニングを導入される方には最適だと思っています。機能がとても多いので、使いこなすのに時間がかかるかもしれませんが、工夫次第でより良いコンテンツを作ることができ、管理も効率的に行えます。
またサポートの方の対応も素晴らしく、いつも分からないことをメールや電話で聞くのですが、迅速に丁寧に対応してくださるので、安心して使うことができています。
インタビューにお応えいただき、
ありがとうございました！
