年間40万円のコストカット！システム見直し＆カオナビ連携で工数も削減
公開日:
人材教育
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安藤 幸子 様（写真左） 中村 優作 様（写真右）
- 金融庁の指針に沿った新たな研修体制を整える必要があり、全社員に均一な研修を展開できるeラーニングシステムを探していた
- 用途別に3つのシステムを利用していたことで、作業量も多く、コストもかかっていったため、見直しを図る必要があった
- learningBOXを導入し、全社員がeラーニングで研修を受講できるようになった。また、受講履歴を研修実績として残せるため、ガイドラインにも対応可能に
- システムをまとめたり、連携させたりすることで、年間40万円のコストカットに成功した。さらに作業量も大幅に削減でき、効率化を実現した
全国で「保険相談サロンFLP」「ほけんの扉」を展開している保険の代理店「株式会社F.L.P」。30社以上の保険会社の商品を取り扱っており、プロのコンサルタントに保険の見直しなどについて無料で相談することができます。また、相続に関する相談を実施しているのも特徴です。同社では、法律やガイドラインに沿った新たな研修体制を整えるためにlearningBOXを導入し、活用しています。導入後にも新たな課題が生じ、利用サービスの見直し等も実施しました。インタビューでは、learningBOX導入の背景や導入前の課題、さらにコストカットや業務効率化への道のりについても伺いました。
全国にいる社員に研修を受講してもらうため、eラーニングが必要だった
まずは、御社の事業内容とご担当者さまの業務内容をお伺いできますでしょうか？
中村様：弊社は保険代理店です。保険会社の作っている保険商品をお客さまに代理販売しています。乗合代理店ですので、複数の保険会社の商品を扱っており、お客さまの家庭状況に合わせて、さまざまな会社の商品を柔軟にご紹介できるという特徴があります。
私の所属する業務本部は財務経理、人事総務、業務改善などバックオフィスを統括している部署です。私はその中の財務経理室で、社内の各種システム管理も兼任しております。
安藤様：私はプランナー向けの教育・研修や店舗の統括を行う営業本部内の営業支援室所属です。主に集客活動を行っています。
learningBOX導入の経緯について教えてください。
中村様：弊社のような来店型保険代理店の出店が全国的に拡大していた2012年～2013年にかけて、保険業界を統括する金融庁が金融審議会を開催し、保険商品・サービスの提供等のあり方について議論を行いました。
そして、2014年に改正保険業法が公布され、新たな指針が発出されました。いわゆる「態勢整備」と呼ばれているものですが、さまざまな管理の強化を求められ、社員教育の徹底なども盛り込まれました。
この指針に沿って、社内体制を新たに構築する必要が生じ、eラーニングシステムを探すことになりました。
社員の理解度の把握や、社内eラーニング試験を通して法令を周知させることを目的に、インターネットや口コミで情報収集した結果、使いやすそうで、かつ予算的にもマッチしていたのがlearningBOXでした。2016年から使用を始めています。
learningBOX導入前にはどのような課題がありましたでしょうか？
安藤様：基本的に、弊社の店舗はショッピングモールなどにテナントとして入っているため休業日がなく、全社員に同じ場所・時間に来てもらうことができません。そこで、各店の店長だけを集めて研修を実施し、店舗に戻って店長から各メンバーへ指導するようにしていました。
ですが、それぞれの店長の理解度により、指導内容に差が出てしまうこともありました。また、指導実施の記録を残すということや、研修を受講した各社員が、どの程度の理解水準に達したかという客観的評価を行いたいという課題もありました。
店舗は約30店あり、各店舗に社員が4名〜5名で、計100名以上の社員が各地にいるため、研修はeラーニングでの実施が前提でした。しかし、当時はまだいろんなシステムが発達していない段階でしたので、どのようにeラーニングで研修を実施するのかが課題となっていました。
learningBOXを導入してからは、こちらが理解してほしい内容を“また聞き”ではなく、直接全員に伝えることが可能となりました。教育の質を均一化することや実施の記録を残すこと、点数という客観的評価をすることなど、課題の全てをクリアすることができました。
用途別に3つのシステムを利用していたため、見直しを図ることに
実際の研修にはlearningBOXをどのように活用されているのでしょうか？
安藤様：研修自体は年に1回、お客さまの来店が落ち着く年末・年始に期間を決めて実施しています。社員全員が対象で、期間内に受講してもらっています。
私どもの業界は、コンプライアンスや個人情報の管理等が非常に厳しく、それぞれの分野ごとに切り分けて問題を10問ずつ作って展開しています。例えば「保険商品の知識」についての内容では「保険を募集するにあたっての法令」「社内ルール」「個人情報管理」それぞれに5単元、50問ずつあります。
実はlearningBOX導入してから数年の間は、動画教材は別のシステムに置いており、別々に運用しているという状態が続いていました。動画教材の数が増えるにつれて、もっと工数を削減できるのではと考えるようになりました。
運用開始後にも、新たな課題が出てきたということですね？
中村様：はい、当時は3つのシステムを用途別に利用していました。タレントマネジメントシステムの「カオナビ」、LMSとしてのlearningBOX、動画配信プラットフォームを利用していて、カオナビの登録作業、learningBOXのユーザー管理作業、動画配信プラットフォームのユーザー管理作業、それぞれに作業が発生していたという状況です。
ちょうどそのとき、learningBOXとカオナビのコラボキャンペーンがあり、連絡をさせていただきました。
learningBOXとカオナビの、両システムの連携がスタートしたタイミングでした。そこで同時にlearningBOXのプランもアップグレードしていただきましたね。
中村様：learningBOXと動画プラットフォームを、learningBOX1本にまとめて、さらにカオナビとも連携することで、作業的にも金額的にもスリム化できるということで決めました。
実際にどれくらいのコストや工数の削減につながったのでしょうか？
中村様：動画配信プラットフォームの費用だけで年間40万円かかっていたので、その分が削減できたということになります。
作業効率の面では、カオナビは人事部門で毎月更新業務が発生していました。learningBOXと動画プラットフォームは、研修のために年1回しか使用していませんでしたが、研修前に社員情報のアップデートが必要でした。
安藤様：社員の店舗間移動や新人の登録作業を、learningBOXと動画プラットフォームそれぞれで行わなくてはなりませんでした。1年前の情報に対して、人事名簿を照合しながら、新人の登録作業を行い、それぞれの新人に対してシステムの説明も必要です。また、さらに名簿を確認して、それぞれの社員の所属店舗が合っているかを確認します。そして最終チェックをします。別々のシステムに同じ情報を入れなければならず、入力や確認の漏れも発生していました。
learningBOXと動画プラットフォームをまとめたことで、これらの作業やミスもなくなりました。今はカオナビのデータを更新すれば、learningBOXの社員情報も更新されるので、工数は大幅に削減されました。
learningBOXのプランは「スタータープラン」から「プレミアムプラン」にアップグレードされましたが、使い勝手はいかがでしょう？
中村様：動画配信プラットフォームを解約したので、動画をたくさんアップロードすることができるよう、データ容量が最大の「プレミアムプラン」を選びました。動画教材の数はどんどん増えてきていますが、問題なくスムーズに使えています。
社員総会などでも、全社員が同じ時間に参加できないため、learningBOX上に録画をアップして、参加できなかった社員に見てもらうということもあります。
安藤様：特に営業研修では動画教材を使用することが多いです。今のところ、全部で30本〜40本はあると思います。実際にどのようにしてお客さまにアプローチしていくかという内容では、30分以上と長い動画になっています。
要点だけではなく、一連の流れで話を展開していくため、全て説明するには30分〜1時間は必要です。動画の数はこれからもどんどん増えますので、プレミアムプランだと安心です。
新制度の評価項目をクリアするため、さらに研修を充実させたい
learningBOXを導入してみて「ここが良い」という点はありますでしょうか？
中村様：私どもが一番助かっているのは、全社員がきちんと研修を受講したか、基準点が取れたかの確認ができ、さらに成績をCSVで一括ダウンロードすることができる点です。成績管理も分かりやすく、会社として一定の教育水準を保っているという証明にもなります。
またUIも使いやすくて気に入っています。社員から使い方に関する問い合わせもなく、直感的に使えているようです。
learningBOXの運用にあたって、苦労された点を教えてください。
安藤様：苦労したのは問題作成です。当初はテキストファイルで作成しており、HTMLの知識を持っている社員もいなかったため、かなり時間がかかっていました。現在は問題作成フォームを活用していますが、それでも問題数がたくさんあるため、なるべくスムーズに行いたいと考えています。
また、社員がテストを途中で中断した際に、途中から再開できないようで困っています。受講中に来客があると、反射的に「×」を押して閉じてしまう人が多いようで、その問い合わせが来ることもあります。
「中断再開機能」があり、ノーマルモードのクイズ・テストでは、ユーザーが解答の途中で中断しても、途中から再開することができますので、ぜひ活用してみてくださいね。
では、次に今後の業務改善予定や、展望などについてお聞かせいただけますでしょうか。
中村様：2014年公布の改正保険業法とは別に、生命保険協会が独自で行動規範・指針・自主ガイドライン等を設定しており、2022年には保険代理店の品質を評価する「生命保険乗合代理店 代理店評価運営制度」もスタートしています。
「お客さまニーズに合致した提案の実施に向けた募集に関する態勢整備」「募集人教育」など計210の評価項目があり、それを全てクリアしなくてはなりません。募集人教育の項目では「継続教育制度に関して、年に1回以上、募集人全員が研修を漏れなく受講している」等があります。
また、コンプライアンスについても非常に厳しく項目設定されています。現在は営業研修での動画活用がメインですが、今後は法令面の研修動画も毎月アップして、全社員が閲覧することで、評価項目に沿った対応ができるようにしていきたいです。
最後にlearningBOXの導入を検討されている方にアドバイスをお願いします。
中村様：管理ツールとして非常に役立っています。研修を受けたか、動画を視聴したかなど、全社員の進捗も含めて管理ができますし、成績管理の画面も分かりやすいです。
社員の受講履歴を研修の実績として残したいという企業さまには特におすすめだと思います。また、専門的な知識がなくても直感的に操作できる点も良いですよ。
安藤様：動画の管理も視覚的に分かりやすく分類できるところが良いと思います。カテゴリーごとに分けて管理できるのでとても見やすいです。
※タレントマネジメントシステム「カオナビ」と「learningBOX」の連携について、詳細な情報をご希望の方は、learningBOX導入サポートまでお問い合わせ下さい。
インタビューにお応えいただき、
ありがとうございました！
