マニュアルを動画にして視聴者の理解度を高めよう！作成手順やコツを解説
マニュアルを動画にして視聴者の理解度を高めよう！作成手順やコツを解説
効率よく社員への研修や説明を実施するために、マニュアル動画を作成する企業は年々増えています。しかし、マニュアル動画を作成したくても「マニュアル動画の作り方がわからない」「マニュアル動画を作るメリットはなんだろう」といった、疑問を感じている方は多いのではないでしょうか。
この記事では、マニュアル動画の活用シーンやメリット・デメリット、作成手順、注意点を紹介します。マニュアル動画の導入を検討している方や作成方法を調べている方は、ぜひ参考にしてください。
目次はこちら
- マニュアル動画を活用できる場面
- マニュアル動画を作成するメリット
- マニュアル動画を作成するデメリット
- マニュアル動画を作成する基本の手順
- マニュアル動画の作成時に注意すること
- 情報整理されたマニュアル動画で理解度アップ
マニュアル動画を活用できる場面
マニュアル動画を活用できる場面は、業務手順の解説や社内研修など多岐にわたります。動画は紙媒体と違って実際の動作を見せることができるので、社員の教育や仕事の説明に向いているといえるでしょう。以下では、マニュアル動画を活用できる具体的な場面を紹介します。
業務手順の解説
業務手順のマニュアル動画を用意しておくと、さまざまなメリットがあります。
従来の業務手順の解説では、現場に指導者が赴いて実際の作業風景を見せるため、スケジュール調整や現地への移動、後日寄せられた質問への対応に時間を割かなければなりませんでした。しかし、業務手順のマニュアル動画があれば実際の動きを映像で見せることができるため、現場に行かずにある程度の説明が可能になるでしょう。
特に、新入社員が入社したときの説明は毎回同じ内容になりやすいため、一度作成すれば何度も使いまわせるマニュアル動画はとても便利です。対面で補足説明する場合も、マニュアル動画を見ている前提で話を進められるので、指導の負担を大幅に軽減できます。
業務手順に変更があった場合は、対象社員に向けたマニュアル動画を作成することで、全員に口頭で説明する手間を省けるのもメリットの1つです。また、機械の故障といった緊急トラブルの発生時に担当者が不在でも、復旧の手順を映像で確認できるマニュアル動画があれば、ある程度は現場のみで対応できるでしょう。
営業のノウハウの紹介
顧客訪問から成約に至るまでの営業ノウハウを営業部内で共有するときも、マニュアル動画を活用できます。
優秀な成績を出している社員のスキルを動画で解説することで、伸び悩んでいる人はもちろん、営業部全体の能力向上につながります。勤続年数や営業レベルに合わせた動画を用意しておくと、キャリアに応じた教育からスキルアップができ、会社全体の売り上げアップにつながるでしょう。
新人研修・社員研修
対象社員に合わせたマニュアル動画を用意しておくことで、新人研修やスキルアップ研修など、さまざまな社内研修に活用できます。
新人研修のマニュアル動画では、社会人としてのモラル・社内ルール・ビジネスマナー・名刺交換といった基礎的な内容を網羅的に盛り込み、中堅社員には若手社員の指導方法を解説するなど、対象者や用途に応じて柔軟に活用することが可能です。
例えば、チェーン店を展開している企業では、店舗運営マニュアルを動画にすることで店長研修を効率よく行えます。
研修におけるマニュアル動画の活用の幅は、広いといえるでしょう。
製品の取扱説明書
製品によっては、取扱説明書を動画にすることで、顧客にとってよりわかりやすいケースもあるでしょう。例えば、組み立て式製品の取扱説明書を動画にすると、詳細な手順をイメージしやすくなるためスムーズに作業ができます。
また、紙の取扱説明書では、小さく書かれている注意書きを見逃してしまいがちですが、動画なら一連の流れとして盛り込めるのもメリットです。
ただし、取扱説明書を動画にする場合は、手元の作業がはっきりと見えるよう撮影環境やアングルに注意を払わなければなりません。
マニュアル動画を作成するメリット
マニュアル動画を作成するメリットは次の4点です。
① 研修コストの削減
② カスタマーサポート担当者の負担軽減
③ 視聴者の理解度を高められる
④ 場所や時間を選ばずに視聴できる
研修の回数を減らすほどコストを削減できるため、マニュアル動画を導入する価値は大きいといえます。スマホやパソコンでの視聴に対応しているマニュアル動画なら、場所や時間を選ばずに視聴でき、作業の手を長時間止めなくて済みます。
また、動画はアーカイブ化しておくと繰り返し閲覧できるため、何度も観ることで対象者の理解度が向上するでしょう。
メリット① 研修コストの削減
研修動画の制作によって、研修コストや運営業務を減らすことが可能です。研修には、講師への謝礼・会場代・資料の印刷費用・講師や社員の会場までの交通費などのコストはかかりますが、動画による研修ならこれらの費用を削減できます。
また、マニュアル動画を使った研修なら、資料の印刷や製本、講師との日程調整などの業務が不要となるので、研修担当者の負担が軽減されるでしょう。動画は一度制作すれば繰り返し閲覧できるため、費用対効果は高いといえます。
メリット② カスタマーサポート担当者の負担軽減
取扱説明書の動画化は、顧客からの問い合わせを削減することにつながります。紙媒体の取扱説明書ではわかりにくかった説明が、映像化されることで伝わりやすくなるためです。
顧客からの問い合わせを削減することで、担当者が問い合わせ内容について細かく説明する手間を減らせます。カスタマーサポートを担当する社員の負担を軽減でき、業務の効率化にも効果を発揮するでしょう。
メリット③ 視聴者の理解度を高められる
マニュアル動画を活用すると、紙媒体に比べて視聴者の理解度を高められます。紙媒体だと説明が難しかったものを映像で表現すると、より具体的なイメージができるためです。
作業の手順を文字情報からイメージする必要がなくなるため、誤解・誤認を減らしながら解説している事柄への理解を深められます。
メリット④ 場所や時間を選ばずに視聴できる
場所や時間を選ばずに視聴できるのも、マニュアル動画のメリットの1つです。あらかじめマニュアル動画を制作しておくことで、研修のためにスケジュールを空けたり、わざわざ会場へ移動したりしなくて済みます。
マニュアル動画を社内のクラウドサーバーにアップしておけばスマホやパソコンから業務の合間に閲覧できるため、上司や先輩社員は質問されるたびに作業の手を止める必要がなくなるでしょう。
理解できていない部分や、気になる点があれば何度でも視聴できるので、解説している内容が定着しやすいのも利点です。
マニュアル動画を作成するデメリット
マニュアル動画の作成には多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットも存在します。
① 動画作成時のコストがかかる
② 一度完成したら簡単に修正できない
③ 複雑な解説には向いていない
④ 視聴者一人ひとりのモチベーションに依存する
マニュアル動画の制作にはコストがかかりますが、長期的に見ると研修に関するコストの削減により十分なリターンを得られるでしょう。
ただし、再撮影や再編集の際は追加で費用が必要となるため、簡単に修正できないことを念頭に置き、慎重に撮影・編集を行うことが大切です。
また、個々人によってマニュアル動画を視聴するモチベーションが異なるため、視聴者の理解度にバラつきが生じないようモチベーションを維持する工夫も求められます。
デメリット① 動画作成時のコストがかかる
研修コストの削減に効果的なマニュアル動画ですが、動画の制作には企画・撮影・編集のコストがかかります。
動画の制作には撮影機材や編集ソフトを使用するので、道具を揃えるための初期費用が必要です。加えて、動画を撮影したり編集したりしている間は通常業務に携わることが難しく、一定の期間は人的リソースが減ってしまいます。
動画制作を外注する場合は、1本あたり数万〜数十万円の制作費用を支払わなければなりません。
このように、内製であっても外注であっても、動画制作には一定のコストが必要なのがデメリットとして挙げられます。
デメリット② 一度完成したら簡単に修正できない
マニュアル動画を修正する際は、編集ソフトを使ってもう一度編集し直さなければならないため、すぐに対応するのが難しいのもデメリットの1つです。
紙媒体の場合は文章を書き換えたり、追記したりすることで修正できますが、動画の場合は再撮影やソフトによる再編集が必要となります。再撮影には人員の確保、場所のセッティングをもう一度初めから行わなければならないため、時間と手間がかかってしまいます。
動画の編集で済む場合であっても編集ソフトを使いこなせないと時間がかかるため、社内で編集ソフトを使える人がいない場合は外注に頼ることになり、追加で外注費用が必要となります。
デメリット③ 複雑な解説には向いていない
複雑な解説が盛り込まれているマニュアル動画は視聴時間が長くなりやすく、視聴者の集中力を保ちにくいため、映像化するのには向いていません。解説が複雑になると、マニュアルに盛り込む内容も多くなるためです。
詳しく解説していたとしても、視聴者の集中力が途中で途切れ、理解することを諦めてしまったり、動画を最後まで観なかったりする可能性も考えられます。
対策として、解説する項目を絞った短い動画を複数本作成する方法が挙げられますが、その分の制作コストも増加するのが難点です。
デメリット④ 視聴者一人ひとりのモチベーションに依存する
マニュアル動画の視聴は個人で行うことが多く、真剣に視聴するかは一人ひとりのモチベーションに依存することになります。マニュアル動画は時間や場所を問わず閲覧できるため、管理者側からすると対象者本人がきちんと観たのかを把握できません。
「どうせバレないから」と、そもそも動画が再生されなかったりスキップされたりすることも考えられます。管理者が視聴状況を把握できるシステムを導入したとしても、なかにはモチベーションが上がらず、とりあえず聞き流すだけの人も出てくるでしょう。
一人ひとりのモチベーションに依存する体制を続けていると、真剣に視聴している視聴者とそうでない視聴者の間で、理解度や習熟度に差が生じる可能性があります。理解度を統一するために動画の内容を確認するテストを行うなど、管理体制を整えることが重要です。
マニュアル動画を作成する基本の手順
マニュアル動画の作成は、次の5つの手順で行います。
① マニュアルの内容・構成案を作成する
② 資料や情報を集める
③ 台本の作成
④ 映像の撮影・ナレーションの録音
⑤ 動画を編集する
動画はただ単に撮影すればよいわけではなく、伝えたいことがきちんと伝わる動画を作成するために、万全の準備を整えることが必要です。
まずは動画を作成する目的を明確にし、必要な情報を集めます。次に集めた情報をもとに台本を作成し、撮影・編集という流れで動画を作成するのが一般的です。各手順を詳しく説明していきます。
手順① マニュアルの内容・構成案を作成する
まずはマニュアル動画を作る目的を考え、解説する事柄を決めて構成案を作成します。構成案の作成段階では、どのようなことを伝えたいのか、何を伝えたいのかを明確にしておくことが大切です。
誰に向けて解説する動画なのか、どの程度の知識や経験がある人が視聴するのかを考えると、盛り込むべきコンテンツや解説をイメージしやすくなります。このとき、多くの人がつまずきやすい部分や、解説が必要だと思われる事柄をしっかり抽出しておきましょう。
コンテンツの内容が決まったら、何分くらいの動画になりそうかを見積り、大まかな視聴時間を算出します。5～10分を目安に、長すぎる場合は複数本に分ける方向で企画しましょう。
手順② 資料や情報を集める
構成案がまとまったら、動画の作成に必要な資料や情報を集めていきます。事前にリスト化しておくことで効率よく集められるでしょう。
構成案に沿ってどんな情報が必要かを具体的にイメージするとリストアップしやすく、抜け漏れも少なくて済みます。
構成案を見ても必要な情報が何なのかイメージしにくい場合は、もう一度手順①に戻って構成案を具体化しましょう。マニュアル動画の完成イメージが漠然としたままでは、集める資料や情報の量が多くなりすぎて、情報の取捨選択に時間がかかったり、要点をつかめない動画が完成したりするケースがあるためです。
手順③ 台本の作成
台本は動画のクオリティに大きな影響を与えるため、必ず作成するようにしましょう。台本を作っていくうちに撮影イメージがより鮮明になるので、不足している内容や資料があると撮影前に気付けます。
もし撮影が始まってから不足に気づくと、動画制作に関わる人たちの時間が無駄になってしまうことも考えられます。撮影後に抜けがあることに気づいた場合、追加で再撮影や再編集に時間や費用がかかることを避けるためにも、台本はテキストや絵コンテとして用意しておきましょう。
台本にはナレーションのセリフ、挿入する資料・画像の情報を書き込んでおき、台本さえ見れば動画の完成形をイメージできる状態にしておくことが理想です。セリフや進行を明確に記載した台本だと、抜け漏れなく撮影もスムーズに行えます。
完成した台本は他のメンバーにも読んでもらい、客観的に見て伝わりやすい内容になっているかをチェックしておくことが大切です。
手順④ 映像の撮影・ナレーションの録音
撮影の準備ができたら、実際に映像を撮影したりナレーションを録音したりします。あらかじめ撮影関係者のスケジュールを調整し、撮影日を決定しておきましょう。
撮影日が決まったら、なるべく早くナレーター役に台本を渡すことが重要です。ナレーターは動画を解説したり進行したりする役割なので、台本の内容を把握しておくことはもちろん、スムーズにセリフを読むことが求められます。
撮影当日までに視聴者に内容が伝わるよう練習してもらうため、台本が完成したら優先的に渡しましょう。
撮影の際は背景に余計なものが映らないようにして、影が邪魔にならない位置に照明をセットします。屋内で撮影する場合は室内照明があるものの、できるだけ映り栄えが良くなるように照明機材やレフ板を準備するのがおすすめです。
撮影時はできるだけ複数のアングルから撮影しておくと、後で見やすいカットを選択できます。特に手元を撮影する際は、手元に寄ったものと、引いて全体が映っているものの両方を撮影しておくのがおすすめです。
また、撮影中のトラブルで最初から撮り直しになるのを避けるため、カットを短くして撮影することも意識してみてください。
音声を録音するときは事前に試し撮りをして、周囲の雑音がどのくらい入るのか確認しておくことも必要です。特に、工場や屋外での撮影では、大きな音が入ってしまうこともあるため、音声の別撮りが必要なケースもあります。
手順⑤ 動画を編集する
撮影が終わったら動画の編集です。まず不要なシーンをカットしていきます。カットした素材は後で使うかもしれないので、すぐに削除せずに残しておきましょう。
必要な部分だけ抽出できたら、映像にテロップや字幕を挿入していきます。ひと通り編集できたら、最後まで飽きずに視聴できる動画に仕上がっているかを確認します。
動画を編集する際は、完成後に大幅な修正が出てくることを防ぐため、編集担当以外の人にも編集中の動画を何度か視聴してもらいましょう。
複数の人からの客観的な目線で見ると、1人では気付けなかった改善点を見つけやすくなります。
マニュアル動画の作成で意識することは、視聴者が理解しやすい動画にすることです。より伝わりやすい動画を作成するには、テーマごとに動画を用意したり、ポイントを絞ってテロップで強調したりするなど、視聴者の理解を助けるような編集を心掛けることが大切です。
マニュアル動画の作成時に注意すること
マニュアル動画を作成するときに大切なのは、視聴者を第一に考え、理解しやすい内容にすることです。
より伝わりやすい動画を作るには、テーマ別に動画を用意したりポイントを絞ってテロップで強調したりするなど、情報をわかりやすく整理することが求められます。
1つのマニュアル動画に対してテーマを1つに絞る
視聴者が混乱するのを避けるため、1本のマニュアル動画に対して1つのテーマを扱うことを意識しましょう。
一度に複数のテーマを扱うと、視聴者が動画の内容を理解しきれないまま話題が次々と切り替わっていくので、解説していた事柄に対する理解度が全体的に下がってしまうかもしれません。
また、業務の合間に理解が足りていない部分を確認したくても、複数のテーマを盛り込んだ長い動画だと、見たい部分を探すのに苦労するでしょう。扱いたいテーマが複数ある場合はテーマごとに短めの動画を作成すると、視聴者は説明している内容を理解しやすくなり、見たいテーマもすぐに見つけられます。
テロップやアニメーションを付ける
動画を編集する際、重要なところにはテロップやアニメーションを用いると、最低限理解してもらいたいポイントを視聴者へ伝えられます。
テロップを入れるときのコツは、文字は大きく、文字数は少なめにすることです。テロップの数が多くなるほど単語が埋もれてしまい、強調効果が小さくなるためです。
ナレーターの解説はすべてテロップにせず、セリフを絞り込みましょう。テロップをたくさん挿入すると視聴者は文章を読むことに必死になってしまい、動画に集中できなくなるためです。
他にも、動画内で注目してほしい箇所へ目線を誘導するために、アニメーションを取り入れることもおすすめです。必要に応じてアニメーション効果を追加することで、重要なのに目立たないところがあっても見落としを防げるでしょう。
必要なら紙資料との併用も検討する
動画では伝わりにくいような仕事の全体像や業務の手順などを説明するときは、紙の資料を併用するのがよいでしょう。
映像を通して視覚的に理解度を高められる動画に対して、紙資料は複数の項目を広げて見ることができる一覧性の高い媒体です。動画で説明している箇所が紙資料のどの部分に該当するのかを示すと、具体的なイメージがわきやすくなるでしょう。
また、「使用する道具一覧」のようなリストは、動画を停止してメモを取りたくなるかもしれません。リストを紙資料として準備することで、いったん動画を止めてメモを取らなくて済むため、動画の視聴に集中できるでしょう。
情報整理されたマニュアル動画で理解度アップ
マニュアル動画の作成には多くのメリットがあり、特に研修コストの削減や学習効率の向上が期待できます。マニュアル動画を作るときのポイントは、伝えたいことを明確にし、情報を理解しやすい形に整理することです。
テーマや単元ごとに動画を分けて用意したり、テロップで強調したりすることで、視聴者の理解度を高められるでしょう。マニュアル動画のデメリットとしては、視聴者の理解度を管理者側が確認しにくい点が挙げられます。
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