【マニュアルの作り方】手順・ポイント・必須ツールを徹底解説
社員のレベルに関係なく業務の質を標準化させるために重要なのがマニュアルです。効率的な業務の遂行や社員のスキルアップのためにも、マニュアルは欠かすことはできません。しかし「マニュアルの必要性は理解しているが作成のための知識を持っていない」とお悩みをもつ経営者や役職者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、効果的なマニュアルを作成するにあたっての手順やコツ、必須ツールなどを解説していきます。これからマニュアルを作りたい、内容を一新させたいと考えている方はぜひ最後まで読み進めてください。
マニュアルとは
マニュアルとは、ある業務を遂行するにあたっての手順やポイントなどを一つの文書にまとめたものです。業務に携わる全員が同じ成果を挙げつつミスを防ぐために運用され、業務の標準化や体系化を目指す上で必要不可欠です。マニュアルがあることで、新入社員や異動してきた社員が業務の質を保ちながら、迅速かつ正確に業務を実行できるようになります。
手順書とのちがい
マニュアルと似た意味を指す言葉としては「手順書」が挙げられますが、両者の根本的な性質は異なります。以下の表で確認してみましょう。
| マニュアル | 手順書 | |
|---|---|---|
| 役割 | 業務の手順に加え、概要・背景・理由も説明する | 手順を具体的に説明する |
| 内容 | 業務全体をスムーズに進めるための手順を網羅的にまとめた文書。業務全体のフロー・ノウハウ・ルールなど、幅広い情報が提供される。 | 具体的な作業手順を示した文書。作業手順が細かく記述され、工程と作業の進め方がまとめられている。 |
| 記入範囲 | 業務全体 | 業務を分解した特定の作業 |
マニュアルは業務全体についてまとめられているのに対し、手順書の範囲は業務を分解した特定の作業となっている点がポイントです。
マニュアルが必要な理由
では、業務遂行にあたってなぜマニュアルが必要とされるのでしょうか。主な理由としては以下の4点が挙げられます。
業務の効率化
業務中に作業ミスや手戻りなどの時間と労力が削減され、業務効率化につながります。
業務品質の向上
業務フローが明確になるため、作業の抜けや品質のばらつきが少なくなり、業務品質の安定化・向上が見込めます。
属人化の防止
業務の手順やコツ、ルールがマニュアルに明文化されることで、業務の属人化防止にもつながります。マニュアルによって業務手順が共有されるため、標準化を図ることができるでしょう。
人材育成の効率化
必要な情報を素早く伝えることで、新たに配属された人員が効率的なスキル習得や組織への適応が可能となるため、より早い段階で実務にあたれるようになります。
目次に戻るマニュアル作成の手順
次に実際のマニュアル作成の手順について紹介します。工程は、下記の5段階に分けられます。
STEP1：目的と利用者を明確にし、対象範囲を決める
まずはマニュアル作成の最初のステップとして「マニュアルの目的は何か、誰が利用するのか」を明確にしましょう。この2点を明確にすることが、マニュアルに必要な情報を正しく選択し、利用者のレベルに合った内容のマニュアルを作るコツです。
目的と利用者が明確になったら、次にマニュアルの対象範囲を決めていきます。「新入社員の教育」「新しく部署に配属された人向けの資料」など、運用の目的に沿って対象範囲を明確にすることで、十分な効果を発揮しやすくなります。
STEP2：完成までのスケジュールを設定する
作成すべきマニュアルが決まったら、完成までのスケジュールを決めましょう。まずはマニュアルをリリースしたい期日から逆算して必要な期間と工数を割り出し、各工程の期限も設定していきます。
全体の業務のうち、マニュアル作成にかけられる時間も考慮しながらスケジュールを決めていくことで、無理なく作業を進めることができます。例えば、4月入社の新入社員向けマニュアルであれば、2月から3月までには完成させておくと良いですね。
STEP3：業務内容や作業手順を整理してまとめる
マニュアルに記載する業務内容や作業手順を整理しておきましょう。関連するタスクや手順をグループ化し、それぞれの関係性を明らかにすることで漏れや重複がないかを確認でき、情報を取捨選択することができます。
STEP4：構成案を作成して目次を確定させる
マニュアルの全体像を分かりやすくするために、骨子となる全体の構成を決めていきましょう。そのマニュアルで何を伝えたいのかを全て洗い出した上で、体系的に構成案を作成するのがコツです。
目次を整えて全体構成が決まれば、STEP3で整理した情報をマニュアルのどこに当てはめていくのかが見えてきます。
また構成が固まった時点でマニュアル作成の関係者・責任者にも確認を取ることで、本文作成後の手戻りが減り、効率的に作業を進めることができるでしょう。
STEP5：マニュアル本文を作成する
構成・目次が完成したら、いよいよマニュアルの内容を詰めていく段階です。STEP4の構成をベースとして具体的に業務や指示事項を記載していきます。文章だけでなく図や表も効果的に組み込んでいくことで、読み手が理解しやすい内容となるでしょう。
目次に戻るマニュアル作成・運用のポイント
マニュアルを作成するにあたって重要な点は、読み手に分かりやすい内容を意識することです。あまりに難解な内容では、必要なスキルを効率的に得ることが難しくなるでしょう。ここでは、分かりやすいマニュアルを作成するためのポイントを6点紹介します。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成する際には、5W1Hを意識しましょう。5W1Hとは「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」のことで、この6点を意識しながら作成すると相手に伝わりやすい内容となります。
実際にマニュアルを読むのは、当該業務の初心者です。業務に慣れていない人であっても読むだけでどのように業務を進めていくのか理解できる内容を目指しましょう。
読み手のレベルに合わせた文体・内容にする
マニュアル作成においては、文体や内容を読み手のレベルに合わせることも非常に重要です。例えば読み手が新入社員だった場合には、業界に精通した熟練者しか分からない専門用語や業界独自のルールをまとめても正確に理解することは難しいでしょう。
こういった懸念を避けるためにも「誰が読んでも分かりやすい内容」であることを押さえておくことが大切です。
重要な点を明確にする
マニュアルは必要な情報を網羅しなければならない性質を持っており、文量が多くなりがちです。マニュアルの情報量は多ければ多いほど、重要な点が見えづらくなり、読み手にとって理解しにくいものとなります。
そのため、重要な点は太字や赤字、サイズを大きくするなどして強調することを意識しましょう。箇条書きや番号付けを取り入れるのも効果的です。
マニュアルを作成した目的を記載する
マニュアルの内容を正確に把握し、実務に生かしていくためには「マニュアルが作られた目的」を読み手が理解する必要があります。マニュアルを作成する際には目的もしっかりと記載するようにしましょう。
「なぜ従わなければならないのか」という理由付けがなくては、読み手が無意識にマニュアルの内容を軽んじる可能性もあります。「これまでマニュアル無しでやってきたら多くのミスが生じてきた」などの理由を記載し、意図を効果的に伝えられる内容にすることが大切です。
図やイラストを活用する
マニュアルを作成する際には、できるだけ図やイラストを挿入して視覚的に分かりやすい内容にすることを心掛けましょう。煩雑な手順や細かい内容を伝える際には、文字だけでは情報がすぐに入ってこない可能性があります。図やイラストを適宜使用することで、マニュアルが読みやすくなり理解度も向上するでしょう。
マニュアルを運用・改善する
マニュアルが完成し、実運用に携わる人に配布した後は、使いながら改善も行っていきましょう。最初に完成したマニュアルを実際に運用してみると、内容の漏れや作成時には想定していなかったシチュエーションなどが出てくる可能性があります。適宜改善を行い、より完成度の高いマニュアルにアップデートしていくことが必要とされます。
目次に戻るマニュアル作成から運用まで一元管理するならプラットフォームが効率的
マニュアルは作成・公開後の適切な運用が非常に重要なポイントです。プラットフォームを利用することで、マニュアルへのアクセス性を向上させ、利用者は必要なタイミングにすぐにマニュアルを閲覧できるようになります。プラットフォームの導入により生じるメリットを見ていきましょう。
時間とコストの節約に
従来の紙のマニュアルや電子マニュアルによる運用と比較して、プラットフォームは情報の共有、更新、管理を簡素化して、管理者・利用者にとって使いやすい環境を提供してくれます。紙のマニュアルでは必須になる印刷もデジタルに置き換えられるため、コストの節約にもつながります。
マニュアルの更新・変更もスムーズ
マニュアルの更新や変更が誰でも簡単に行えるようになるだけでなく、更新・変更を利用者に自動的に通知したり、フィードバック機能によってマニュアルの改善点を収集するなど、運用の効率化・最適化を図ることも可能です。
選ぶプラットフォームによっては、マニュアル自体を作成できる機能があるので、そのようなシステムを選ぶと作成から運用まで一元管理できるので便利ですね。
learningBOXのご紹介
learningBOXは教材の作成や配布、採点、学習者の管理など研修に必要な機能が揃った学習管理システムです。LMSとしての利用だけではなく、プラットフォームとしてマニュアル作成・運用においても多くの方々にご活用いただいています。
マニュアル作成・運用でlearningBOXを活用するメリット5つ
- 動画やPDFなど、豊富な教材形式で簡単にマニュアルを作成できる
- 社内に点在しているマニュアルをlearningBOXに集約し、効率的に一元管理できる
- 学習管理機能を活用して、社員のマニュアル理解度・習熟度を把握できる
- マニュアルを基にテストを作成し、社員教育に活用できる
- マルチデバイス（PC・スマホ・タブレット）で利用できるため、場所を選ばずマニュアルの確認・更新が可能に
learningBOXの活用事例
「learningBOX」を業務マニュアル作成・運用に活用している2つの事例をご紹介します。
株式会社No.1
日本全国の中小企業を取り巻く、オフィス環境・業務効率・経営環境をトータルでサポートしている株式会社No.1は、マニュアル作成や社内研修、認定試験対策などの幅広い用途でlearningBOXを活用しています。
これまでは、社外では紙でしかマニュアルを確認できませんでしたが、learningBOX導入によって社外でもスマートフォンでマニュアルを閲覧できるようになり、業務効率化につながっています。
株式会社ナック
個人宅や企業などで愛飲されている宅配水「クリクラ」を提供している株式会社ナック は、配送員のサービスレベルの向上・均一化を目的としてlearningBOXを導入しています。
マニュアルを基にテストを作成し、全国の配送員に受験してもらうことで、マニュアルに立ち返り業務知識を深める取り組みをしています。テストを継続的に続けることで社内にも浸透してきており、スタッフも前向きに取り組めるようになったと実感されています。
まとめ
今回はマニュアルの作り方や手順、ポイントなどについて解説しました。
マニュアルがあることで、さまざまな業務を円滑に進められるだけでなく、業務の手順やコツ・ルールが共有されるため属人化の防止にもつながります。
また、マニュアル作成・運用を効率的に行うには、ツールの導入がおすすめです。「learningBOX」は、誰でも簡単に使えて、マニュアル作成の「手間」や「コスト」を削減することができる、プラットフォームです。
フリープランでは、管理者を含め10アカウントまで無料・無期限でほぼすべての機能をご利用いただくことができます。「試しに使ってみたい」という方はお気軽にお問い合わせください。
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