アイデア次第で用途も広がる！さらなる業務効率化を目指して
公開日:
人材教育
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- 研修担当者が全国にある拠点に出向いて対面研修を行っており、時間やコストがかかっていた
- 集合研修ではお客さま対応で出席できない社員もいて全員受講が難しかったため
- 社外では紙でしかマニュアルを確認する手段がなかった
- Web会議とlearningBOXの併用で研修を実施することで、時間やコストの削減につながった
- 社員それぞれが空き時間に研修を受講できるようになった
- 社用スマートフォンで社外でもマニュアルを閲覧できるようになった
“皆様のNo.1ビジネスパートナー”として、日本全国の中小企業を取り巻く、オフィス環境・業務効率・経営環境をトータルでサポートしている「株式会社No.1」。社内の業務効率化を目指し、さまざまな部署でlearningBOXを活用しています。今回は実際のlearningBOX活用事例やその使い勝手、導入後の効果や今後の展望などについても伺いました。
社内研修やマニュアル作成、試験対策などの分野で幅広く活用
御社の事業内容とお2人の業務内容を教えてください。
関山様：情報通信機器やOA機器の導入サポート、導入後のメンテナンスを中心に行っています。またホームページの作成や人材支援、会計関連の支援など、グループ全体として中小企業の経営者の方々に対して、さまざまなサポートを行っています。
私の業務内容は、お客さま対応を行う社員の社内教育をメインに行っています。全スタッフのスキルアップを目指して各種研修を実施しています。
富澤様：私は本社の情報システム部で、販売管理システムの導入支援を行っています。
learningBOXの活用方法についてお聞かせいただけますでしょうか？
富澤様：主にシステムサポート事業部、ビジネスサポート事業部で活用しています。特に重要なリスク研修は本社のグループコーポレート本部が主催し、全社員対象に研修を実施しています。
営業部門では、新しい機種が発売された際の研修などに使用しています。近年ではコンサルタントによるサポート提供に力を入れており、No.1ビジネスサポートを展開するうえでの研修内容を掲載し、動画や資料を確認できるようにしています。
情報システム部では、これまでeラーニングをあまり活用できていませんでしたが、奨励資格の取得支援で利用したり、社内向けにlearningBOXはこういった使い方もできるというサンプルを作成したりしました。
関山様：システムサポート事業部では、動画コンテンツを多く使用しています。OA機器の取り扱い方法や設定方法など、教科書のような内容を掲載しています。お客さまへの説明方法の動画もあります。
また、機器の設定などに関する手順書はPDFで掲載しており、社員は社用スマートフォンでその資料を確認しながら作業を進めています。
新型コロナウイルスの感染拡大前は集合研修や紙ベースのテストを実施していましたが、現在はlearningBOXで解説動画を公開したり、クイズ（一問一答）を活用したりしています。
さらに、機器のメーカーが実施している認定試験があり、そのライセンスを取得するための試験対策としても活用をスタートしました。試験は4肢択一ですので、同じ形式で問題を作成しています。今後効果があればぜひ報告させていただきますね。
learningBOXを導入するにあたっての決め手について教えてください。
関山様：導入にあたっては他社のシステムとも比較検討しましたが、ポイントは操作性の良さとリーズナブルな価格だと思います。
富澤様：自分でコンテンツを作ったり、アップしたりすることが簡単にできないシステムも多かったのですが、learningBOXは簡単に操作できたのが良かったです。
集合研修からオンラインへの切り替えで、コストも時間も削減成功
実際にlearningBOXを導入してから運用するまでに、どのような点で苦労されましたか？
富澤様：シングルサインオンを設定していますので、ログインに関する不満も挙がらず操作もスムーズにできたと思います。learningBOXとカオナビの連携はまだ攻略できていなく、将来的にlearningBOXの成績がカオナビに反映されるようになると人事部は助かると感じてます。
現在、SAML連携にメールアドレスを利用している場合にはlearningBOXとカオナビとの連携ができませんが、2022年10月現在開発要望として対応検討中でございます。
では次に、learningBOX導入後にどのような効果がありましたか？
富澤様：リスク研修では、研修担当者が本社から関西・北陸・四国・九州など各拠点に出向き実施していました。毎回3人体制で出張してトータルで2週間はかかっていました。
現在はWeb会議とlearningBOXを併用して実施しており、主にlearningBOXでは効果測定としての確認テストを行っています。出張費や時間を削減できましたし、受講する側にもスケジュールにゆとりができたと思います。
これまでは、社員が急なお客さま対応などがあって集合研修に参加できない場合もあり、全員の研修を完了させるのがとても難しかったです。learningBOXを活用することで、それぞれの空き時間で研修を実施できるようになり助かっています。
リスク研修は情報セキュリティ、労務管理、コンプライアンスに関する内容を中心に研修しており、learningBOX上で10問×3種類の確認テストを用意しています。全問正解するまで実施するスタイルで、問題もランダムで出題される形式にしているため、しっかり理解できていないとクリアするのは少し難易度が高いかもしれません。
受講履歴が確認できるため進捗管理がしやすく、確実に全員実施が可能となり、研修自体も進めやすくなりました。
learningBOXを使用してみて、使いやすい点はどんなところでしょうか？
富澤様：管理者側も学習者側も直感的に操作できるので、とにかく難しく考えず使えるところが良いと思います。
関山様：特にこちらがマニュアルを用意しておかなくても、学習者が迷わずに使えるところです。アイコンも分かりやすいですね。
また、図や動画も多用していますが問題なく使えますし、問題数が多い場合はExcelで作ってアップできるので便利です。
活用が進んでいない部署にも取り入れ、業務効率化を進めたい
learningBOXにもっとこんな機能があったらいいなと思うことがあれば教えてください。
富澤様：learningBOXについてまだまだ機能を把握できていない部分もあると思いますが、動画の早送りを禁止にすると強制的に学習者に最後まで見せることができますが、その反応があまり良くありませんでした。
作り手としては全部見てほしいのですが、学習者側から途中で一旦止めて、また再生できるようにならないのかとの意見があり、バージョンアップ後にその機能が実装されるようで心待ちにしています。
関山様：私は暗記カードについて要望があります。現在お客さま対応で必要になる、コード表に基づいた内容と、エラーコードに対する対処法に関する内容の2パターンの暗記カードを作っています。暗記カード1問につき400項目くらい内容を入れているのですが、最初に戻って再学習できるようにしてほしいです。
さらに、紙の暗記カードでは裏返して逆側からの学習もできますが、learningBOX上でもそれが可能になると良いですね。
暗記カードのご要望につきましては、早急に開発チームに改修要望を出させていただきますね！では、実際に受講されている社員の方からはどのような声がありますか？
関山様：learningBOXを導入して一番良かったことは、外にいてもマニュアルが見られるようになったことだと聞いています。これまではセキュリティ上社外ではNGでしたので、社内と同等のセキュリティが担保されるようにした上で、外出先でも閲覧できるようにしました。
これまでは印刷した紙を持ち歩く必要がありましたが、今では社用スマートフォンで実際にマニュアルを確認しながら作業を進められて助かっていますね。
今後の活用方法や展望についてお伺いできますか？
富澤様：営業部門ではこれまでlearningBOXの活用頻度はそこまで高くありませんでしたが、今後はさまざまな研修で活用していきたいという声が上がっています。「learningBOXの作成マニュアルはありませんか」「実際に使用方法の研修をやってもらえませんか」などの相談を受けました。
正直なところ、私自身が研修を実施できるほど使いこなせている自信はありませんが、具体的にこのようなコンテンツを展開したいという相談であれば、アドバイスすることは可能なため、将来的に管理者の育成を推進していきたいです。また、希望者には御社が開催されているlearningBOXの使用方法に関するウェビナーを紹介し、受講をすすめました。
ありがとうございます。ウェビナーはlearningBOXの使い方に関する内容や、ゲストを招いて展開する内容もありますので、ぜひご参加お待ちしております。では最後に、これからlearningBOXの導入を検討している方にアドバイスをいただけますか？
関山様：社内にシステム部門などがあれば導入のハードルは下がりますが、中小企業の場合ですと専門の部署がない場合もありますよね。でも、learningBOXはそのような専門知識がなくても登録をすれば簡単に使い始めることができます。管理者側のコンテンツ作成や登録、学習者側の操作も直感的に行うことができるのでとてもおすすめです。
受講履歴や成績の管理も行いやすく、研修の効果測定に利用できますし、動画教材も活用できるところが便利だと思います。また、私どもの部署ではお客さま対応を行う社員からの業務内容に関する問い合わせも多かったのですが、マニュアルを作って掲載しているため、そこを見ることで解決できる部分も増えました。結果的に問い合わせも減り、業務の効率化につながりましたね。
インタビューにお応えいただき、
ありがとうございました！
