企業がコストを削減し、効率を上げる方法とは？
企業がコストを削減し、効率を上げる方法とは？
企業にとって、コスト削減（コストダウン）は利益を最大限確保するために欠かせない要素です。しかし、コストと一口に言ってもさまざまな種類があるため、どのコストを削減するべきか、どのようにコスト削減を実現するべきか、悩んでしまうことは珍しくありません。
当記事では、企業がコストを削減し、効率を上げる具体的な方法について解説します。コスト削減を実施するときの流れや事例も紹介するため、コスト削減に取り組みたいと考えている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。
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コスト削減の概要
コスト削減とは、企業が業務を行う上で発生するムダな経費・費用などを削減することです。発生するコストの種類は業種によって異なるものの、基本的に下記の項目がコストとして発生します。
・人件費
・採用コスト
・オフィスコスト
・IT機器関連コスト
コストの中で特に削減が難しいのは、人件費です。人件費は細かく分けると、交通費や教育費などが含まれます。もっとも費用がかかりやすい項目でありながら、企業運営には欠かせない項目でもあり、人件費の削減に頭を悩ませる経営者は珍しくありません。
コスト削減をするメリット
コスト削減を実現できれば、さまざまなメリットを享受できます。メリットの代表例は以下の通りです。
・利益を増やすことができる
コスト削減は、企業の利益を増やすために必要です。企業の利益は売上からコストを引いたものとなり、コストを削減するほど得られる利益は多くなります。
・業務効率化につながる
コスト削減は利益の増加だけでなく、業務効率化も実現可能です。コスト削減に取り組むことで、業務の進め方を見直した結果、ムダな業務を削減できる場合があります。
・企業価値が高まる
コスト削減によって浮いた費用は、新しい事業開発などに充てることができます。イノベーションを実現できれば、企業価値が高められるでしょう。
コスト削減を実施するときの流れ
コスト削減は、一般的に下記の流れで実施されます。
・現状把握と目標設定
・プラン決めと目標の周知
・プランの実施と分析
・プランの改善
ここでは、それぞれの流れについて詳しく解説します。コスト削減のポイントを押さえて、コスト削減を実現させましょう。
STEP1：現状把握と目標設定
コスト削減に取り組む場合は、現在どのようなコストが発生しているのか、現状把握に努めましょう。何にどれほどのコストがかかっているのか明確にしなければ、削減するべきコストの種類が決定できません。発生している全てのコストの種類・金額を把握することが重要です。
また、コスト削減の目標設定も欠かせません。ゴールを設定しないままコスト削減を進めると、従業員はどこまで取り組めばいいのかわからず、モチベーションの低下につながる場合があります。
STEP2：プラン決めと目標の周知
どのコストを削減するのか決めた後は、コスト削減のプランを作成します。プランを作成する際は、コスト削減によって自社に不利益が生じることがないか、予測を立てるようにしましょう。予測を立てずにプランを立てると、削減する必要のないコストを削減してしまい、かえって悪影響が出ることがあります。
作成したプランは従業員に周知することが必要です。コスト削減は、時に従業員に不便をかける場合があります。コスト削減の理由や目標を伝えると従業員の理解が進み、協力してもらえるでしょう。
STEP3：プランの実施と分析
プランを実施して、効果などを分析するステップです。コスト削減に取り組んだとしても、すぐに効果が出るとは限りません。取り組みを行ってどのような成果が出ているのか、定期的に確認することを心がけましょう。
プランの分析は具体的に実施することが重要です。ただ単に「想定した目標に届いていなかった」だけでは、次に取るべきアクションが明確にできません。達成率を数字で表しておくなど、誰でも確認しやすい形にしておきましょう。
STEP4：プランの改善
コスト削減の成果が思うように出ていない場合は、プランの改善に努めなければなりません。まずは改善案を考えて、実行しやすいものを選びましょう。改善案を考える際は、1人でも多くの従業員からアイデアを募集すると、斬新なアイデアが生まれる可能性があります。
また、改善案を実施する場面では、改めて従業員の協力を仰ぐことも重要です。従業員一人ひとりの協力がなければ、改善につなげることは難しくなります。
コストの削減方法3つ
コストの削減方法は主に3つあります。それぞれの詳細は以下の通りです。
業務をマニュアル化する
コストの削減を進めたい場合は、業務をマニュアル化しておきましょう。
従業員にとってまず負担になるのは、業務を覚えることです。業務がマニュアル化されていないと、業務を教える教育担当者ごとで教育内容が変わってしまう可能性があります。その結果、従業員が教育内容に対して疑問を抱き、疑問を解消するための余分な時間が発生することもあるでしょう。
業務をマニュアル化した上で、教育用のマニュアルを別途作成しておけば、比較的スムーズに教育を実施することができます。
ペーパーレス化を進める
経費を削減する方法として、ペーパーレス化の推進も挙げられます。チャットツールを利用し、書類を紙ではなくPDFで送信するなど、ITを使った業務プロセスが実現できればコスト削減が可能です。
しかし、ペーパーレス化の推進には時間がかかる傾向にあります。裏紙を積極的に利用するなど、まずは簡単に始められることから取り組みましょう。
eラーニングを活用する
従業員が各自で学習を進められるよう、eラーニングを活用することも1つの方法です。
eラーニングでは、学習者がスマホやタブレットなどのデジタル端末を活用し、好きなタイミング・場所で学習を進められます。育成・研修のために従業員を集める必要がない上、資料を用意する費用が発生しないなど、たくさんのメリットがあります。育成・研修コストの削減に努めたい企業の担当者は、eラーニングの活用を検討しましょう。
コスト削減の事例2選
コスト削減に取り組む場合は、前もって事例を確認しておきましょう。ここでは、コストの削減に成功した事例を2つ紹介します。
事例1：株式会社ビッグ・エー
株式会社ビッグ・エーは、全国に多数のハードディスカウントストアを展開する企業です。同社では、以前より「教育にかける時間が長い」という課題がありました。そこで、紙のマニュアルから、スマホを使って画像・動画で内容を確認できるマニュアルに変更したところ、教育時間の削減が実現しました。
事例2：税理士法人アーリークロス
税理士法人アーリークロスは未経験のスタッフを採用しており、採用する度に同じ内容を教育しなければならない課題がありました。そこで、マニュアル作成が簡単にできるシステムを導入した結果、人材育成にかかる時間の削減に成功しています。
従業員にとってわかりやすく、教育効果の高いマニュアルを作成したい場合は、learningBOXをご利用ください。learningBOXでは、学習者の学習状況を一目で把握できるほか、クイズ形式を用いて学習者の理解度を高められるなど、マニュアル作成の場面で効果的な機能が多くあります。
まとめ
当記事では、育成・研修コストを削減する方法や流れに加えて、コスト削減のメリットや事例なども紹介しました。
コスト削減は、企業にとって重要な意味を持ちます。利益の増加や業務効率化など、コスト削減にはさまざまなメリットがあるため、できる範囲から取り組んでみましょう。
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