Paper based learning`s disadvantages and implementation of our learningBOX,lms.（紙媒体のデメリットとlearningBOXを導入するべき理由）

This is Kodai Takahashi, an International division in Tatsuno Joho system.
Today, I would like to mention the advantages of the e-learning system over the paper-based learning and our service, learningBOX as a solution for the disadvantages of an e-learning system.

Chapters

• • 1. Cause of slow transition to e-learning implementation despite its advantages
  • 2. Advantages of e-learning system and downside of paper-based learning
  • 3. learnigBOX as a solution for e-learning system disadvantages
  • 4. Announcement

1. Cause of slow transition to e-learning implementation despite its advantages

In recent days, ed tech is a growing field in Japan to reform paper-based education to the online one. However, the transition is far from the rapid. The traditional paper form is still primary use for most of the education field despite the fact of the rapid growth of the IT technology.
There are tons of pros about the use of online learning for the education industry such as reduction of cost, storage, physical demand as well as improvement for content flexibility, etc. However, even if they have PCs in their school or working station, the educational department manager or teacher chooses to use the paper form as the first choice due to lack of technical knowledge for operation, expensive first installation cost and setting difficulty.

Although, paper-based learning is only effective for the short term. In the long run, switching to e-learning is way more advantageous not only for users but also for administrators and managers. There are numerous benefits for online learning such as accessibility, cost-effectiveness, secure, smart and scalability than paper form.

2.Advantages of e-learning and downside of paper-based learning

1. Online learning is enabling users to access anywhere and anytime.

You need your students or employees physically being located at a particular venue at a particular time.

it is quite inconvenient for most people since it costs extra time and effort to commute to the location.

Online learning simply eliminates those. You require your personal laptop with wifi access and access the content anywhere and anytime you would like. Moreover, unlike physical lecture or class, you can pause, resume, repeat, subtitles and control the speed of content which is impossible to do by paper form.

2. Cost-effective

Printing cost seems to be cheap but it is not in reality.
For instance, let`s assume you are a teacher who has 40 students in your classroom does a one-page long mini test per-week aside from a two-page length mid and end semester examination for one year. The cost of paper is 5 yen and you are printing always one sided with no color that costs approx.10400 yen per year. It seems to be cheap, However, we need to consider, it does not include the cost of the printer, the storage, and the other stationary cost as well as replacement for loss/damage.

Moreover, you cannot forget the labor cost is huge because they require a lot of time to carry the paper and to file documents correctly or sometimes they require to file for misfiled documents back and forth. That causes another extra cost for the company or school. Eventually, It easily costs more than we are imagined.

online-learning does not require any of the above which is the profound cost reduction for the company or school.

3. Easy to manage user data or to monitor the user access

Another instance is monitoring user activity and data.
You cannot monitor their activity and user data instantly with the paper form. You need to get around the venue from start to end repeatedly to monitor their activity. Is it ideal for monitoring the data? The answer is no.
Also managing user data is another troublesome. You need to search and gather a number of files in order to see the individual data if the user data is filed incorrectly it becomes a nightmare.

Online learning stores the data to the Cloud or online data storage and easy to monitor the activity by accessing logs and managing the user data. There is no need to hustle for unnecessary piles of the paper document anymore.

4. Flexible setting for learning contents

the use of the paper has a limitation for the type of data input which is only capable of 2d plain. Otherwise, you need to insert the image manually or drawing a diagram by hand. Even you solve those issues, you cannot insert any video or audio format into the question. You need other devices with you that cost physically and financially. Most of the time, Students or trainees require visual and graphical ques for more understanding.

Online learning can give users more flexibility to study material content.

5. High security

Maybe most of the people consider the paper as the most secure method. However, it is not the case since there is no password you can set on the paper. Therefore, no one knows who is accessing the document. Additionally, what if the paper with user data is lost while transporting the document. You could wish a genuine person pick it up and take it to the lost item section in the facility. It is far from secure but online learning you can set the password and restrict the access right for the user under your monitor.

3.learnigBOX as a solution for e-learning system disadvantages

Until now, I mentioned the benefit of switching to the online learning system from the paper form.

Despite the outstanding benefit of online learning, there is some downside of it that are the initial installation cost, the need for technical knowledge and set-up difficulty.

Most of the online learning system is too expensive for most of the small-medium size enterprises where are under a tight budget for their employee training or teaching for their students, as well as they are lacking technical knowledge makes them hesitate to implement the online learning system. Moreover, set-up difficulty seems to be one of the biggest obstacles to online learning implementation.

As a solution, our service learningBOX has been developed which only costs 3000 yen with 100 user account per year with simple UI operation such as drag and drop of the file in the quiz creation-form with no requirement for programming experience or computer proficiency.

We aim for anyone who can access e-learning for their productive learning.
Our learningBOX is now supported by the AWS ed start program now.

4. Announcement

We are officially sponsored by AWS ed start now. AWS ed start program is
“AWS EdStart, the AWS educational technology (EdTech) startup accelerator, is designed to help entrepreneurs build the next generation of online learning, analytics, and campus management solutions on the AWS Cloud. The program is designed to enable EdTech startups to move faster with specially tailored benefits.

Technology plays a key role in many classrooms, institutions, and learning environments, and AWS EdStart helps EdTech entrepreneurs build solutions that are secure, smart, scalable, and cost-effective. If your company has big dreams or a big vision for revolutionizing education apply for AWS EdStart. You can build your solution on a scalable platform used by many other leading EdTech companies. AWS EdStart is designed to help your business grow and scale rapidly”

Tatsuno information system improves the service quality and customer satisfaction each time. The AWS ed start program pushes our growth further in the future.

[日本語]

龍野情報システム 海外戦略室担当の高橋です。
今回はオンライン学習を導入するべき理由と紙媒体を使用することのデメリット、及びlearningBOXの導入によるeラーニングシステム導入への課題解決を書いていきます。

目次はこちら

• １. eラーニングの導入が進まない背景
• ２. 管者側から見たeラーニングのメリット
• ３. eラーニング導入への障害とlearningBOX導入のメリット
• ４. アナウンス

1. eラーニングの導入が進まない背景

最近日本でもeラーニングの需要が加速度的に伸びていますが、伝統的な紙媒体の需要は、依然として高く教育業界が移行に二の足を踏んでいるのが現状です。
しかしオンライン学習の導入はアクセス、コスト、安全面、効率性や拡張性全ての面において圧倒的なメリットがあります。

一方で紙媒体ですが、コスト、ストレージ、物理的な需要、コンテンツの柔軟性欠如など、学習面において導入には多くの短所があります。
しかし、PCが学校や作業場にある場合でも、教育部門の管理者または教員の方々は紙媒体を選択する傾向にあります。なぜならオンライン学習システム導入時に必要な技術的な知識、高価な初期投資および初期環境設定の煩雑さという点が主な障害となっている場合が多く、短絡的に紙媒体を選択してしまう現状があります。
ですが、中長期的に見ると、eラーニングへの切り替えは、ユーザーと管理者の両者にとって非常にメリットがあります。

2. 管者側から見たeラーニングのメリット

1. オンライン学習は、紙、プリンター、ストレージなどの費用がかかりません。

印刷コストは安いように思われますが、実際には、より多くのコストが発生します。

例えばあなたが、40人の学生達の教師であると仮定します。小テストを片面印刷で週に1回、さらに中間テストと期末試験（それぞれ2枚づつ）を印刷します。紙のコストは5円とすると、(5円×48回 + 5円×2回×2枚) × 40人= 年間約10400円の費用がかります。一見安価ですが、印刷ミスや紛失時にための予備、プリンターのコスト、保管場所の確保等のコストは含んでいません。

さらに、人件費が膨大であることを忘れることはできません。紙を運搬し書類を整理するのに多くの時間を必要とし、時には間違いの手直しを行う必要があります。それは結果として新たなコストを生むことになり、予想しているよりもコストは簡単に高くつきます。

一方、eラーニングではプリントのコスト、資料の保管場所、人件費といった費用を一気に削減が可能です。

2. ユーザーデータのアクティビティ監視と管理が困難

もう1つのメリットは、ユーザーのアクテビティー監視とデータの管理です。
紙媒体では即座にユーザーの活動を監視することはできません。あなたは最初から最後まで繰り返し会場を歩き回って目視で確認する必要があります。それはデータを監視するのに理想的でしょうか？答えは「ノー」でしょう。
また、ユーザーデータの管理も面倒です。個人のデータを見るためには、いくつものファイルを開くする必要があります。ユーザーデータが誤って整理された場合、探すだけでも困難を要します。

オンライン学習では、作成したデータを指定のファイルに保存するだけです。紙ベースの煩わしさを簡単に軽減できます。

3. コンテンツの柔軟性

紙媒体では、基本２次元の平面でしかデータ入力はできません。 それ以外の場合は、画像を手動で挿入するか、図を自分で描く必要があります。
仮にそれらの問題を解決したとしても、ビデオまたはオーディオフォーマットを紙に挿入することはできません。
一方で、学生や研修生達の理解を深めるためには視覚性かつグラフィカルな情報を必要とします。オンライン学習により、教材やテストの内容をより柔軟にかつ正確な情報を作成できます。

4. 高いセキュリティー性

ほとんどの方が紙を最も安全な方法だと考えていますが、そうではありません。

なぜならば用紙にはパスワードはないため、だれがその文書にアクセスしているのかわかりません。
さらに、文書の搬送中にユーザーデータを含む用紙が紛失した場合はどうなるんでしょうか？誰かががそれを拾い上げて、施設内の紛失品のコーナーに持っていくことを願うしかありません。

オンライン学習では、パスワードを設定したり、ユーザーのアクセス権を制限することができます。これにより紙媒体で発生するセキュリティ問題を一気に解消できます。

3. eラーニング導入への障害とlearningBOX導入のメリット

これまでオンライン学習システムの利点について述べてきました。

オンライン学習の優れた利点にもかかわらず、なぜ導入が進まないのでしょうか？
それは初期投資の費用、技術的な知識の必要性、そして設定の煩雑さにあると考えています。
ほとんどの中小企業では、従業員のトレーニングや学生の教育のための予算が限られているだけでなく、技術的な知識が不足しているため、オンライン学習の実施を躊躇しています。
さらに、運用までの難しさは、オンライン学習の導入にとって最大の障害の1つです。

その解決策として、eラーニングシステム learningBOX はプログラミング経験を必要とせず、クイズ作成フォームでテキストを入力するだけの簡単な操作で問題が作成できます。費用も年間100ユーザーアカウントで30000円の費用で利用できます。
ここまで手頃な価格で かつ、よりシンプルで機能性のあるeラーニングシステムは他に類をみません。どうぞ、一度お試し下さい。

これにより今後ともより良いサービスの提供および品質の向上に努めていく所存です。
是非弊社eラーニングシステム learningBOXの導入をご検討ください。