進捗管理の見える化で組織はもっと活性化する！
業務を円滑に進めるには進捗状況の確認が重要です。自分のタスクや目標の進捗具合は、ガントチャートなどの様々なツールを活用し管理しているという方も多いのではないでしょうか。
個人ではなく複数人でプロジェクトを進める場合、進捗状況を管理することは業務の一つです。では、進捗状況を管理することで得られるメリットとは何でしょうか？
この記事では、進捗管理を見える化することで得られるメリットや導入の際の注意点について解説していきます。もっとプロジェクトをスムーズに進めていきたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそも進捗管理とは？目的は何？
「タスクや作業が進むこと」を進捗といい、進捗管理とは「仕事の進み具合を確認し計画とのズレを把握すること」をいいます。また、作業中に発生した問題や課題の把握と、その解決策を講じることも含まれます。
進捗管理の目的は「きちんと納期に間に合わせること」です。進捗管理によって、工程がどの段階まで進んでいて、残りはどれくらいなのかを簡単に把握することができます。どれほど細かくスケジュールを立てたとしても、プロジェクトがスケジュール通りに進むことはほとんどありません。スケジュールと実際の進捗のズレを解消し、納期に間に合わせることが進捗管理の最大の目的です。
納期を守れないと企業としての信用を失い、業績が下がるようなことになりかねません。プロジェクトの命運すら握っている進捗管理は、もはやプロジェクト管理の要です。ただ単に進捗を管理するだけでは不十分です。チームで行うプロジェクトに求められるのはメンバーが共有できる「見える化」された進捗管理の導入です。
目次に戻る進捗管理の見える化のメリット
進捗管理の見える化は、円滑なプロジェクトには欠かせないものです。では具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
問題点の早期発見ができる
可視化された進捗管理なら、異常が発生した際にいち早く発見することができます。スケジュールが遅れる原因やそれぞれのメンバーが抱える問題点、業務ミスなどプロジェクトが直面する課題が明確になり、早い段階での対応が可能になります。納期の遅れやプロジェクトの失敗を最小限にとどめることができます。
業務効率が向上する
進捗管理を見える化すると、プロジェクト全体の仕事の流れをチームメンバー全員が簡単に把握でき、業務の優先順位がはっきりします。「今、なにをすべきか」をはっきり意識し、必要な業務に集中して取り組めることで、効率的に仕事を進めることができ業務効率が向上します。
納期を守ることができる
進捗管理を見える化すると、それぞれのメンバーがプロジェクト全体のスケジュールを意識し、そこから逆算して自身の業務のスケジュールを設定します。納期を意識することで個人個人がタスク管理もしっかり行うようになり、大きな遅延がなくなります。プロジェクト全体を通じても、大幅に遅延することなく納期を守ることが可能になります。
チーム内に協力体制が生まれる
進捗管理を見える化することで、メンバーの状況が簡単に把握できるようになります。自分の状況も相手の状況もよく見えるので、お互いの業務量に合わせて仕事を引き受けたり、任せたりと協力し合う体制が生まれます。また、業務の平準化にもつながります。
目次に戻る進捗管理の見える化の注意点
メンバーのモチベーションや会社の生産性を向上させる「進捗管理の見える化」ですが、時には期待したほど効果が上がらないときもあります。個人の場合はToDoリストやガントチャートを活用するのが効果的ですが、メンバー数が多くなる場合は次にあげることに注意してください。もしご自身の会社に心当たりがある場合は、早急に改善しましょう。
進捗のみを確認している
進捗管理の目的がしっかり理解できていないと、たとえ進捗管理をしていてもプロジェクトの目標は達成できません。「とりあえず体裁だけ整えておけばよい」というようなスタンスの進捗管理には行う意味がありません。
進捗率の認識にズレがある
進捗率とは、「作業がどの程度進捗しているのかの度合い」のことです。この進捗率を担当者の主観で報告するのか、それとも工数から計算して報告するのかによって、大きく変わります。
チーム内でどのような基準で進捗率を報告するかをあらかじめはっきりさせておくことが重要です。報告基準を統一することで報告漏れなども防げます。
チームへの共有機会が少ない
チームメンバー間の進捗状況の共有が少ないと、お互いの現状を把握することができなくなり、プロジェクト全体の進行具合の把握が曖昧になります。自分の担当業務しか見えなくなり、チーム全体としての生産力向上が難しくなります。
もっとも簡単な進捗状況の共有方法は、ホワイトボードを活用することです。全員が目にするところにホワイトボードを設置し、個々の進捗を毎日更新していく方法です。
信頼関係が築けていない
仕事にはどんなに注意を払っていても間違いや遅れは生じるもの。しっかりした信頼関係が築けていないと、そのような報告はなかなか言い出しづらいものです。チーム内にネガティブなことも報告できるような、助け合える雰囲気を作ることが大切です。
目次に戻る社員研修における進捗管理の重要性
進捗管理が重要な意味を持つのは業務に関してだけではありません。社内研修の際にも大きな意味を持ちます。研修の進捗管理を行うことで限られた時間の中で戦力となる人材を育成することができます。研修における進捗管理には会社側・社員側の両方にメリットがあります。
【会社側のメリット】
- 社員の学習進捗を把握できる
- 進捗が遅れている社員をフォローできる
- 理解度から、研修内容のブラッシュアップができる
学習進捗を把握することによって、それぞれの社員の適正を知ることが可能です。進捗が遅れている社員や苦手分野がある社員に的確なアドバイスをすることができ、社員との信頼関係も高まるでしょう。
また、社員全体の理解度を確認した上で、研修内容をさらに実践的で適切な内容にブラッシュアップすることができます。研修の進捗管理によって最短距離で実践力を持った社員の育成が可能となります。
【社員側のメリット】
- 学習の進捗率が目に見え、モチベーションの維持につながる
- 自分の得意分野、不得意分野を把握できる
- 的確なアドバイスがもらえる
自分の学習進捗を把握できるので目指すべきゴールが見え、モチベーションがアップします。学習状況が記録されることで自分の得意分野と苦手な分野がわかるので、苦手分野を克服するため重点的に学習するなどの学習プランを自主的に立てることができます。
また、苦手分野は会社側も把握できるため、よいタイミングで的確なアドバイスが得られます。
目次に戻るまとめ
進捗管理の目的は納期に間に合わせることですが、メリットはそれだけに留まりません。進捗管理を見える化すると、会社の業績や社員のモチベーションも向上させることができます。自分の会社に最適な進捗管理ツールを探してみましょう。
また、進捗管理の見える化は仕事だけでなく、研修にも大きな力を発揮します。研修の進捗が管理できる弊社の「learningBOX」なら研修管理に必要な機能が一通り揃っており、学習者の学習状況や理解度を個別に把握することができます。
もちろん学習者も自分の成績を閲覧できるのでモチベーションアップにも役立ちます。 無料で試せるフリープランもありますので、まずは無料トライアルからお気軽にお試しください。
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