ナレッジ共有とは？導入のメリットや注意点、成功の秘訣を解説
企業には数多くの資産がありますが、各従業員が独自に保有している知識やノウハウもそのひとつです。人材の流動化が進む現代のビジネスシーンでは、属人化した知識や経験を企業内で共有し、会社全体の競争力を高める必要があります。
そこで多くの企業で導入が進んでいるのが、ナレッジ共有という取り組みです。
本記事では、ナレッジ共有の概要や導入のメリット・デメリットなどをご紹介します。取り組みを成功に導くためのポイントも徹底解説しますので、ナレッジ共有の導入をご検討の企業様は、ぜひご一読ください。
目次
ナレッジ共有の基礎知識
近年、ナレッジ共有という言葉をビジネスシーンで耳にする機会が増えましたね。人材育成や組織力の向上にお悩みの場合は、ナレッジ共有に取り組むことで知識の属人化を防止でき、全社的なスキルアップが見込めます。
まずは、ナレッジ共有の基本的な知識をご紹介します。
ナレッジ共有とは？
ナレッジ共有とは、企業の営業活動に良い影響を与える経験やノウハウを組織全体に共有する手法のことです。ナレッジは英語の「knowledge」をカタカナ表記にした言葉で、「知識」を意味する言葉です。優秀な人材が持つ知見や問題解決に役立つテクニックを組織に浸透させ、生産性や売上の向上、意思決定の迅速化などにつなげる目的で導入されます。
ナレッジ共有の推進によって企業内の知識の集約を図り、組織力の向上に生かす一連のプロセスを「ナレッジマネジメント」と呼びます。
ナレッジの種類
ナレッジには「暗黙知」と「形式知」の2種類があり、ナレッジ共有は暗黙知から形式知への変換の仕組みを意味します。
暗黙知
暗黙知は、言語化や図式化が難しい、個人の経験や勘などに基づく主観的な知識のことです。具体的には、現場で身についた経験則、トップセールスが使用している営業上のテクニックなどが該当します。
暗黙知は他人へのシェアが難しく、属人化しやすいため、組織全体に浸透させて活用するのが難しい傾向にあります。知識を有した人材の退職や配置換えによって、会社からその知識が失われるケースも少なくありません。
形式知
形式知とは、客観的・論理的に説明できる知識のことです。暗黙知を言語化・マニュアル化したものを指します。暗黙知を形式知化することで優秀な人材が持つ専門知識やスキルを他の人も理解しやすくなり、経営戦略に活用できるようになります。
目次に戻るナレッジ共有を行うメリットと注意点
次は、ナレッジ共有を促進する上で知っておきたいメリット・デメリットを解説します。ナレッジ共有の導入メリットを生かしつつ、デメリットをカバーできるのが理想的です。
メリット
業務効率化や生産性向上につながる
ナレッジ共有に取り組むことで個人が保有する業務上の成功法則を社内に浸透できるため、業務効率の改善や生産性向上につながります。個人の経験や能力に関係なく効果が見込めるのが魅力です。従業員全体のスキルアップにもつながり、一部の優秀な人材のみが成果を上げ続ける企業から脱却できるでしょう。
また、業務効率化を実現するには、成功事例だけでなく失敗事例も共有するのがコツです。その理由は、些細な失敗でも共有し分析することで、同じ失敗を繰り返さない仕組みを定着できることにあります。
他部署との連携を強化できる
ナレッジ共有によって特定の部署のみが把握していた知見を可視化できるようになるため、他部署との連携強化に役立ちます。部署間の相互理解が進み、従業員同士が同じ目線でコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。
その結果、生産性の向上やスムーズな情報共有、新たなアイデアやコンテンツの創出などが期待できます。ナレッジ共有の導入は、部署が複数に分かれていて他部署と接する環境が整っていない組織ほど効果的です。
業務ノウハウを会社に蓄積できる
ナレッジ共有を実践すると、個人が保有する知識を会社に集約し、一元管理できるのもメリットです。会社に蓄積されたノウハウを活用することで、人材の流動性が高まっている現代でも効率的に優秀な人材を育成できます。
そのため、人材の入れ替わりが激しい業界や業種にこそ、ナレッジ共有に取り組むことをおすすめします。
コスト削減につながる
ナレッジ共有が企業内に浸透していれば、引き継ぎ時に伝達する情報を整理しやすくなるため、引き継ぎ作業の手間や時間、コストの削減につながります。スムーズかつ適切に引き継ぎを済ませることで顧客との良好な関係を維持しやすくなり、信頼の低下やトラブルの発生を防止できます。
多様化する働き方に対応しやすくなる
ナレッジ共有は、さまざまな働き方の従業員がいる企業にも効果的な施策です。
例えば、働き方改革の一環としてテレワークやリモートワークを導入している場合、業務上得た知見を社内に共有するのが難しい傾向にあります。この点、ナレッジ共有によって普段から情報伝達に取り組んでいれば、知識の属人化を防止して企業活動に生かすことが可能です。
注意点
ツールの導入にコストがかかる
ナレッジ共有の実践には、専用の情報共有ツールやチャットボットを利用するのが一般的です。無料のサービスもあるものの、多くのツールは初期費用やランニングコストがかかります。
事前にナレッジ共有の方針や予算を明確にしておき、操作性や機能が必要十分なツールを導入することが大切です。
組織内に浸透しない恐れがある
多くのナレッジを保有するベテラン社員は忙しく、知識の共有に時間を割くことが難しいケースも少なくありません。そのため、企業によってはナレッジ共有を取り入れても組織内に浸透しないおそれがあります。
特に成果主義を採用している企業では、社員が自身のノウハウを他者に共有するのを控える可能性も考慮しなければなりません。施策の実施前にナレッジ共有の重要性を説明し、ベテラン社員にもメリットがあることを伝える必要があります。
目次に戻るナレッジ共有を成功させるポイント
ナレッジ共有を実践して企業経営の効率化に役立てるには、どのような点を意識するのが良いのでしょうか。ここでは3つのポイントを解説します。
ナレッジ共有の担当者を選任する
ナレッジ共有は、ナレッジマネージャーと呼ばれる専任の担当者やチームを選抜して進めるのが理想です。ナレッジ共有に関する取り組みは多岐にわたるため、定着に向けて現場を統率する役割が求められます。
担当者は、自社の課題の把握や共有するナレッジの範囲の確定、メンバーへの運用目的の説明などを行います。旗振り役として振る舞うだけでなく自身も積極的にナレッジを共有できるよう、優れたスキルやノウハウを持つ人材を選ぶと良いでしょう。
例えば、ベテラン社員や高い成果を挙げている社員を担当者に任命している導入事例もあるようです。
「SECIモデル」を活用する
SECI（セキ）モデルとは、暗黙知を形式知化して組織内で共有し、さらに形式知同士を組み合わせることで新たなノウハウを発掘するフレームワークのことです。取り組みに必要な4つプロセス、「共同化（Socialization）」「表出化（Externalization）」「連結化（Combination）」「内面化（Internalization）」を意味する4つの英単語の頭文字からSECIモデルと呼ばれています。
SECIモデルの効果を最大限発揮するには、暗黙知が表出化しやすい環境を整え、企業が保有する知識資産を増やす必要があります。ナレッジ共有に関する取り組みを導入するだけでなく、表出化する場を会社側が提供したり、表出化へのインセンティブを用意したりするのも効果的です。
ナレッジ共有ツールを導入する
前述の通り、ナレッジ共有に関する取り組みには専用ツールの導入が不可欠です。専用ツールは、ナレッジ共有ツールやナレッジマネジメントツール、ナレッジベースなどと呼ばれます。各ツールにはSNSやFAQ機能が搭載されており、ユーザー間で質問・回答が可能なため、スムーズなナレッジの共有に役立ちます。
ナレッジ共有ツールは、使い勝手の良さを考慮して選ぶのがポイントです。ナレッジ共有は全社的に取り組む必要があるため、若手からベテランまで幅広い世代が使いこなせるツールを選びましょう。操作性がシンプルで簡単に理解できるシステムのほうが定着しやすいといえます。
また、ドキュメント数が増えると必要なナレッジを参照するまで時間がかかるケースもあります。検索機能が充実したツールを採用し、従業員の積極的な利用を促すことも重要です。
ナレッジ共有の取り組みを進めて業務の最適化を図ろう
今回は、ナレッジ共有の特徴や導入のメリット・デメリット、成功の秘訣を紹介しました。知識の属人化による弊害を防止するには、ナレッジ共有の実践が欠かせません。特定の人材のみが保有するノウハウを会社に集約し、業務の最適化につなげましょう。
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